イベントの企画から当日の運営、事後フォローまでを一貫してサポートするイベント管理システム。近年では、スマートフォンアプリと連動して利便性を高めたサービスが数多く登場しています。アプリを活用することで、主催者側は受付業務の負担を軽減し、参加者側はチケットレスでのスムーズな入場が可能になります。

本ページでは、アプリ対応のイベント管理システムを導入するメリットや、自社に合ったシステムの選び方を解説します。さらに、おすすめのシステム紹介や、事前の登録・アプリダウンロードが不要な注目サービスについても詳しく取り上げます。

イベント管理システムでアプリを活用するメリット

主催者側のメリット（QR受付による業務効率化・データ一元化）

主催者にとって大きなメリットは、当日の受付業務を大幅に効率化できる点です。参加者が提示するQRコードをスマートフォンや専用端末で読み込むだけでチェックインが完了するため、受付の混雑を緩和できます。また、来場者のデータはリアルタイムでシステムに反映され、紙のリストを使ったアナログな確認作業が不要になります。これにより、スタッフの配置人数を抑えつつ、スムーズな運営を実現可能です。

参加者側のメリット（チケットレス入場・リアルタイムな情報通知）

参加者側は、紙のチケットを持ち歩く必要がなく、スマートフォン一つで手軽に入場できる点が魅力です。チケットの紛失リスクがなくなり、事前の準備負担も軽減されます。さらに、イベント当日のスケジュール変更や緊急のお知らせなど、重要な情報がアプリを通じてプッシュ通知でリアルタイムに届くため、常に新しい情報を把握しながら安心してイベントを楽しむことができます。

アプリ対応のイベント管理システムを選ぶ際のポイント

開催形式（リアル・オンライン・ハイブリッド）への対応状況

イベントの開催形式によって、必要な機能は異なります。会場に人を集めるリアルイベントの場合は、QRコード受付や会場案内機能が充実しているかが重要です。オンラインやハイブリッド形式の場合は、動画配信プラットフォームとの連携や、オンライン参加者向けのチャット機能などが備わっているかを確認しましょう。今後の開催計画に合わせて、柔軟に対応できるシステムを選ぶことが大切です。

利用料金の仕組み（初期費用・月額固定制・チケット販売手数料）

システムの料金体系はサービスによって様々です。初期費用や月額の固定費用がかかるプランもあれば、システム利用料は無料でチケット販売手数料のみが発生するプランもあります。無料イベントを中心に行う場合は初期費用がかからないものを、有料イベントで多数の参加者を見込む場合は販売手数料の割合が低いものを選ぶなど、予算とイベント規模に応じた比較が必要です。

必要な機能の有無（事前決済・来場者データ分析・アンケート機能など）

受付機能だけでなく、イベント運営全体をサポートする機能が備わっているかも確認ポイントです。有料イベントの場合は事前決済機能（クレジットカード対応など）が不可欠です。また、イベント終了後のフォローアップや次回への改善に役立てるため、来場者の属性分析やアンケートの自動送付機能など、マーケティング活動に活かせるデータ収集機能があるかをチェックしましょう。

アプリ対応のおすすめイベント管理システム

ここからは、アプリ対応やスマートフォンでの利便性に優れたおすすめのイベント管理システムを紹介します。

eventos（イベントス）

自社専用のイベントアプリを手軽に構築できるシステムです。カスタマイズ性が高く、会員登録からチケット販売、当日のLive配信やブースマップ表示まで、多彩な機能をアプリ内に集約できます。参加者のエンゲージメントを高める仕掛け作りに適しています。

EventHub（イベントハブ）

参加者同士のコミュニケーションやビジネスマッチング機能に強みを持つシステムです。オンライン・オフライン・ハイブリッドのいずれの形式でも、参加者データを一元管理可能。BtoBのカンファレンスや展示会での顧客接点創出に役立ちます。

Peatix（ピーティックス）

多くのユーザーが利用するプラットフォーム型のイベント管理サービスです。Peatixアプリを通じてイベントの検索からチケット購入、当日のQRコード入場までをシームレスに行えます。独自のコミュニティ機能を活かした集客力の高さが特徴です。

導入前に確認すべきアプリ運用の注意点

参加者へのアプリダウンロードや事前登録の周知

専用アプリを使用するシステムの場合、参加者に事前のダウンロードやアカウント登録をお願いする必要があります。イベント当日に会場でダウンロードを促すと混雑の原因となるため、申込完了時のメールや開催前のリマインド通知で、アプリのインストール手順を丁寧かつ早めに案内することが運営を円滑にするカギとなります。

会場の通信環境や端末トラブルへの備え

アプリを使ったQRコード受付や情報のやり取りには、安定したインターネット環境が求められます。特に地下の会場や電波の届きにくい場所では、参加者のスマートフォンがオフラインになりチケットが表示できないトラブルが想定されます。会場のWi-Fi環境を整える、あるいはオフラインでも確認できる受付リスト（紙やローカルデータ）を予備として準備しておくなどのリスク対策が重要です。

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引用元：Flippa公式HP
https://flippa.jp/for_government

Flippa（フリッパ）の特徴

Flippaは、参加者が専用アプリをダウンロードしたり、新規に会員登録したりする手間を省けるイベント管理システムです。ブラウザ上で動作するため、スマートフォンさえあれば手軽に利用できるのが特徴です。QRコードを活用してスムーズに受付ができるため、来場者のストレスを軽減し、スムーズな運営をサポートします。スマホのブラウザから直接アクセスできる手軽さがあり、急な案内や特典対応なども柔軟に実行可能です。小規模なセミナーから大規模な催しまで、幅広いイベントで活用されています。

主催者側のメリット

• QRコードを読み込むだけで受付が完了
• 多様な受付方法が提供
• 急な変更など、緊急通知が可能
• 過去のイベントを含めて複数のイベントを管理可能
• スマホからクラウドにアクセスするだけで運用可能
• VIP受付通知や特典対応チケットも発券可能
• キャンセル状況に応じた当日受付が可能

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まとめ

アプリ対応のイベント管理システムを活用することで、受付のペーパーレス化や参加者とのスムーズなコミュニケーションが可能となり、運営業務の負担を大きく軽減できます。導入を検討する際は、開催形式や必要な機能、費用対効果を踏まえ、自社の目的に合ったシステムを選定することが大切です。また、アプリのダウンロードが参加者のハードルになる場合は、ブラウザのみで完結する手軽なシステムの利用も選択肢に入れてみてください。