オープンキャンパス・学校説明会でイベント管理システムを導入するメリット

オープンキャンパスでイベント管理システムを導入するメリットは、少数精鋭での運営が行いやすいことです。

オープンキャンパスは教職員や学生ボランティアなど限られた人数で構成されるため、限られたリソースで対応できる体制を整えなければなりません。

当日までの準備から当日の進行まで多岐にわたる運営業務をシステム化することで、手作業による重複作業や人的ミスを減らし、スムーズに運営できます。

オープンキャンパス・学校説明会運営であると
望ましい機能

参加者管理・登録機能

オープンキャンパスは、多数の入学希望者や保護者からの参加申し込みが想定されます。参加者管理・登録機能を活用することで、受付やチェックイン作業をスムーズに行え、手作業の負担を減らせます。

また、QRコードを使った入退場の管理も行えるため、スタッフの作業効率を向上させつつ、参加者への対応を効率的に進められます。

スケジュール管理・
プログラム作成

オープンキャンパスでは、学科別の説明会やキャンパスツアー、個別相談など、複数のプログラムが並行して行われる場合があります。

スケジュール管理・プログラム作成機能を導入すれば、タイムテーブルの一元管理ができ、各プログラムの開始・終了時間の把握や担当スタッフの配置決めなどを的確に判断しやすくなります。

会場・座席管理

キャンパス内の教室やホールなど、複数の会場を利用するオープンキャンパスでは、会場レイアウトや座席数の管理も欠かせません。

この機能を活用することで、プログラム別で使用する教室やホールの収容人数や予約状況を正確に把握し、適切な人数制限や参加者の案内がしやすくなります。

また、会場内の動線の適正化によって長い行列や混雑を緩和し、スタッフがスムーズに誘導しやすくなる点でも便利です。

オープンキャンパス・学校説明会の
導入事例

事例1：WEBサイトとアプリを連動した申し込み・チェックイン機能

2023年3月に開催された、新潟医療福祉大学のオープンキャンパスでの導入事例です。

オープンキャンパス特設サイトに、イベント管理プラットフォーム「eventos」を設置し、Webサイトでの事前申し込み（チケット登録）、当日の2次元バーコードによるチェックイン、GPS・AR連動の施設マップなど、多彩な機能を活用しました。

さらに、申し込み時の流入経路把握や広告効果測定を行うためにGoogleタグマネージャーの設定を実施し、来場者の満足度向上とマーケティング分析の強化も同時に実現。結果として、一元管理による運営効率化にも成功しました。

事例2：オンラインオープンキャンパスにおける予約管理システムの活用

福岡県立大学での導入事例です。

こちらの大学では、オンライン形式のオープンキャンパスにあたり、予約管理システム「RESERVA」を導入。開催日数日前に参加者へZoomミーティングIDが自動送信され、スムーズな参加を可能にしました。

当日はオンライン上の質疑応答によって個別相談も行いやすくなり、トラブルや混乱を最小限に抑えながら柔軟かつ効率的な運営を実現。当日の運営も円滑に進み、参加者から好評を得ました。

事例3：定員状況をタイムリーに把握し、プログラムを追加で実施

とある大学のオープンキャンパスでの事例です。

こちらの大学では、「OCANs（オーキャンズ）」の予約受付機能を活用して、プログラムの参加人数に偏りが出ないように対策した事例です。

当日はプログラムごとの定員状況をタイムリーに把握し、満席が見込まれる模擬授業や学部説明会に対して、追加プログラムの実施や教室変更を迅速に判断しました。

また、データをリアルタイムに把握したことで、想定外の混雑にも素早く対応でき、現場での連携ミスが大幅に減少。全体の運営効率が飛躍的に向上しました。

事例4：抽選機能でアクセス集中を分散し、公平性も確保

オープンキャンパスを開催するたび、人気プログラムへの申し込みがすぐに埋まってしまう課題を抱えたある大学では、「OCANs（オーキャンズ）」の抽選機能を活用して、アクセス集中を分散させる取り組みが行われました。

例年は公式サイトへのサーバー負荷が問題となっていましたが、抽選制を導入することで参加者のストレスと機会損失を軽減し、公平性も担保。さらに事前に抽選結果が通知されるため、参加者側も予定を組みやすくなり、当日の受付や案内がスムーズに進むようになりました。

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引用元：Flippa公式HP
https://flippa.jp/

Flippaが育児・教育イベント学校行事に向いている理由

低コストで使用可能

「Flippa（フリッパ）」は、初期費用ゼロから、気軽にイベント受付を始められます。しかも、育児・教育関連の無料イベントでは、チケット発券料も決済手数料もかからないという強みがあります。
学校行事という限られた予算の中でも、予約受付／チケット管理のオンライン化が可能になり、運営側のコストと手間を同時に軽減できます。

アプリ不要で即時利用可能

Flippaは、主催者も参加者も専用アプリのインストールや会員登録が不要。配信されたURLをクリックするだけで、チケット発券・受付・確認がその場で完結します。
参加者には難しい操作をお願いしなくて良いので、当日の受付で「どうすればいいの？」と聞かれる手間も減少。現場スタッフもスマホやタブレットから、クラウドでリアルタイムに参加状況を把握できるため、初めての学校イベントでも安心して運用できます。

主催者側のメリット

• QRコードを読み込むだけで受付が完了
• 多様な受付方法が用意
• 急な変更など、緊急通知が可能
• 過去のイベントを含めて複数のイベントを管理
• スマホからクラウドにアクセスするだけで運用可能
• VIP受付通知や特典対応チケットも発券可能
• キャンセル状況に応じた、当日受付が可能

Flippaの価格

システム利用料 （税込）	・共有サーバープラン：無料 ・専用サーバープラン：55,000円／月〜 ・プラチナプラン：165,000円／月〜
発券料（税込）	・共有サーバープラン：110円／1枚 ・専用・プラチナプラン：無制限（追加課金なし）
決済手数料	売上代金の4.0％（最低176円：コンビニ決済）
参加者アプリ使用	公式HPに記載なし
主催者アプリ使用	料金内に含まれる （予約フォーム・自動返信メール・電子チケット発券など）
アンケート機能	公式HPに記載なし
アンケート集計	公式HPに記載なし

運営会社

会社名	株式会社ディグラ
電話番号	03-6808-7222
公式HP	https://flippa.jp/company_information

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まとめ

オープンキャンパスは、新入生や保護者にとって学校を知るための重要な機会です。学校の魅力を余すところなく紹介しつつ、複数箇所で同時開催されるプログラムやタイムスケジュールを把握しながら円滑に進めることは容易ではありません。

受付やスケジュール管理、会場・座席のコントロールなどを一元化し、スムーズな案内ができるように、必要な機能が備わったイベント管理システムを選びましょう。

イベント運営・管理の効率化は、それぞれ必要な機能やサービスがあり、導入すべきシステムも異なります。運営する側の実状に合ったシステムを選定することで、効率的な管理ができるだけでなく、最終的なイベントの盛り上がりにも関わってくるでしょう。

このサイトでは、学校行事、エンタメイベント、企業向けの説明会など、イベントの種類や性質の違いに応じて、より効率化が図れるイベント管理システムを紹介しています。
ぜひシステム選びの参考にしてみてください。