高齢者向けイベントの受付をデジタル化するには？
イベントの運営効率化に向けて受付のデジタル化が進む中、高齢者が多く参加するイベントでは独自の課題が生じます。「スマートフォンを持っていない」「アプリの使い方がわからない」といった参加者の声に対応しつつ、スムーズな受付を実現するにはどうすればよいのでしょうか。
本ページでは、高齢者参加イベントにおける受付デジタル化の壁と、ITリテラシーを問わず「誰でも使える」デジタル受付を実現するための具体的なポイントを解説します。あわせて、高齢者にも優しいシステム運用を可能にするおすすめのイベント管理システムを紹介します。
高齢者参加イベントにおける受付デジタル化の壁
高齢者を対象としたイベントで受付システムを導入する際、主催者が直面しやすい主な課題は以下の2点です。
スマートフォンの操作不慣れ・専用アプリへの抵抗感
近年、高齢者のスマートフォン普及率は上昇していますが、依然として操作に不慣れな方は少なくありません。特に、イベント参加のために専用アプリのインストールや初期設定を求められると、心理的なハードルが高くなり、参加自体を諦めてしまう原因につながります。
ガラケー（フィーチャーフォン）利用者の存在
スマートフォンではなく、ガラケー（フィーチャーフォン）を愛用している高齢者も一定数存在します。アプリを前提とした受付システムの場合、ガラケー利用者はデジタル受付を利用できず、アナログな窓口での個別対応を余儀なくされるため、結果として受付窓口の混雑を招くことになります。
「誰でも使える」デジタル受付を実現するためのポイント
参加者のITリテラシーに依存しない、使いやすいデジタル受付環境を整えるためには、システム選びと運用において以下のポイントを押さえることが大切です。
専用アプリのインストールを必須にしない
参加者に負担をかけないためには、Webブラウザ上で完結するシステムを選ぶことが効果的です。メールやSMSで送られてきたURLをクリックするだけで、チケット画面や受付用QRコードが表示される仕組みであれば、アプリのダウンロードやログインの手間を省くことができます。
メール画面の提示や紙への印刷にも対応させる
デジタル画面の操作に不安がある参加者向けに、チケット情報が記載されたメール画面をそのまま受付で提示できる仕組みや、事前にパソコンから紙へ印刷して持参できる機能があると安心です。紙のQRコードを受付スタッフが読み取る形にすれば、参加者は従来のチケットと同じ感覚で利用できます。
代理申込（家族や友人による登録）がしやすい導線設計
ご自身でのWeb申し込みが難しい高齢者向けに、家族や友人が代理で申し込める機能があるかどうかも重要です。一つのアカウントで複数人分のチケットをまとめて管理・分配できるシステムであれば、デジタル操作を代理人に任せることができ、参加者の負担を大幅に軽減できます。
高齢者にも優しい！ITリテラシー不問のイベント管理システム
ここでは、アプリ不要の仕組みや代理申込機能など、高齢者やスマートフォンの操作に不慣れな方でも使いやすい、おすすめのイベント管理システムを紹介します。
Flippa（フリッパ）
Flippaは、初期費用や月額料金が無料で手軽に導入できるクラウド型のイベント管理システムです。参加者は専用アプリをインストールする必要がなく、メールで届いたURLを開くだけでQRコードを表示できます。さらに、ガラケーでの画面表示や、パソコンから印刷した紙のQRコードでの受付にも対応しているため、スマートフォンの所持やITリテラシーを問わず、すべての参加者がスムーズに入場できるのが特徴です。主催者側の専用アプリを使えば、素早いスキャンで当日の混雑も緩和できます。
（https://flippa.jp/feature）
teket（テケト）
teketは、音楽イベントや舞台などのチケット販売・受付に適したシステムです。ブラウザ上でチケットの購入から発券までが完結し、紙のチケットのように友人や家族への分配もURLを共有するだけで簡単に行えます。座席指定機能も備わっており、高齢者が多く来場するホールイベントなどでも、当日迷うことなく指定された席へ案内することが可能です。紙への印刷にも対応しているため、スマートフォンの操作が苦手な参加者への配慮が行き届いています。
（https://teket.jp/）
イーべ！ (E-VE!)
イーべ！は、小規模な集まりから地域の大規模イベントまで幅広い用途で活用できるイベント管理システムです。申し込み時に家族や友人が代理で登録しやすいフォーム設計が可能で、QRコードを利用した非接触のデジタル受付にも対応しています。また、メールだけでなくSMSやLINEを通じたリマインド機能も充実しており、参加者に対する細やかなフォローアップを実現します。誰にとってもわかりやすい操作画面で、安心感のあるイベント運営をサポートします。
（https://www.event-form.jp/）
まとめ：
デジタル化とアナログな配慮の
ハイブリッドで円滑な受付を
高齢者が参加するイベントにおける受付のデジタル化は、単に新しいシステムを導入すればよいというものではありません。アプリのインストールを不要にする、紙への印刷を許可する、代理申込の導線を作るなど、デジタル操作に不慣れな層に対する「アナログな配慮」を融合させることが成功の鍵となります。
参加者全員が安心して来場できる環境を整えるために、イベントの特性や参加者の層に合った使いやすいイベント管理システムを選定しましょう。
