自治体・公共イベントでイベント管理システムを導入するメリット

自治体が主催する地域行事やワークショップでイベント管理システムを導入する最大のメリットは、窓口業務のデジタル化による職員の負担軽減と、住民サービスの向上です。

多くの自治体では依然として電話やFAX、窓口での対面申し込みが主流ですが、これらは職員の大きな事務負担となり、また住民にとっても開庁時間に縛られる不便さがあります。

システムを導入することで、24時間365日の受付が可能になるだけでなく、自動返信メールや名簿の自動生成によって、事務局運営を「少人数かつミスなく」完結させることができます。

自治体・公共イベント運営であると
望ましい機能

会員登録不要の申し込み機能

自治体のイベントは、子どもから高齢者まで幅広い年齢層が参加します。システム利用時に「アカウント作成」や「パスワード設定」を強制すると、それが高いハードルとなり、申込数の減少や電話問い合わせの増加を招きます。

URLをクリックするだけで即座に申し込める、登録不要のフローを備えていることが、住民の満足度を高める重要なポイントです。

メール不達通知・フォローアップ

公共性の高いイベントでは、「通知が届いていない」というトラブルは避けなければなりません。キャリアメールのブロックなどでメールが届かなかった際に、主催者側で即座にエラーを確認できる機能があれば、電話やハガキでの迅速なフォローが可能になり、参加機会の損失を防げます。

抽選機能と公平性の担保

定員を超える応募が予想される人気講座や地域フェスでは、先着順ではなく「抽選制」が望まれるケースが多くあります。

システム上で厳正な抽選を行い、結果を一括で自動通知する機能があれば、当落作業の透明性を確保しつつ、職員の心理的・物理的負担を大幅にカットできます。

事前決済・電子チケット発券機能

有料のワークショップや市民講座では、当日現金払いによる集金トラブルや、無断キャンセル（ノーショウ）が課題となることがあります。クレジットカードやコンビニでの事前決済に対応し、申し込みと同時に電子チケットを自動発券できる機能があれば、当日の集金作業を減らし、未収金の発生防止にもつながります。

また、発券手数料や利用できる決済方法・ブランドはシステムによって異なります。導入後の運用負担や参加者の利便性にも関わるため、自治体やイベントの運用に合った決済・発券方式に対応しているかを事前に比較・確認しておくことが重要です。

セキュリティ要件（ISMS取得など）のクリア

自治体でシステムを導入する際、住民の個人情報を扱うため「ISMS（情報セキュリティマネジメントシステム）認証」の取得状況や、強固な情報漏洩対策が重要な選定基準となります。

クラウド環境でのデータ保護や通信の暗号化など、セキュリティ水準が行政の要件を満たしているかを事前に確認することが推奨されます。

自治体・公共イベントの
導入事例

事例の詳細を読み進める前に、各事例の概要がひと目でわかる事例比較表をご紹介します。

導入事例の比較表

導入団体	主な課題	導入効果	導入システム
宇都宮市	作業コストの圧迫	作業コスト75%削減	イーベ！
社会福祉協議会	アナログ受付による負担	高齢者への配慮と効率化の両立	EventCreate

事例1：成人式やパブリックビューイングで作業コストを75％削減

栃木県宇都宮市での導入事例です。同市では、約4,000名が参加する「20歳を祝う成人のつどい（成人式）」や、プロバスケットボールチームのパブリックビューイングにおいて、イベント管理システム「イーベ！」を活用しました。

従来のアナログな名簿管理や受付業務をデジタル化したことで、事務作業時間を約28時間から7時間へと、75％もの大幅な短縮に成功。当日の受付もタブレットによる2次元コード読み取りで行い、ボランティアスタッフでも迷わず運用できる体制を整えました。

また、パブリックビューイングでは「キャンセル待ち機能」により定員をフル活用。行政イベントの堅いイメージを払拭するスムーズな体験が、新成人や住民からも高く評価されています。

事例2：アナログな受付を自動化し、高齢者への配慮も両立

地域福祉を支える社会福祉協議会（社協）での導入事例です。同団体ではボランティア募集やイベント受付を長年「紙・電話・FAX」で行っており、手書きメモやExcelへの転記作業が職員の大きな事務負担となっていました。

システム導入により、告知から受付、その後の自動連絡までのフローを一元化。ネットを使えない層には職員が管理画面から「代理登録」を行うことで、従来の受付方法を維持したまま、データ管理の効率化を実現しました。

また、高齢者でも見やすい「大きな文字」のデザイン設定を活用したことで、ITリテラシーに関わらずスムーズな申し込み環境を構築。増員なしで運営の質を高め、住民とのコミュニケーションを深める時間の創出に繋げています。

自治体のイベント管理システム導入に関するよくある質問（FAQ）

Q. システム導入にかかる期間はどのくらいですか？

A. 即日〜1週間程度で導入可能です。
クラウド型のイベント管理システムであれば、サーバー構築が不要なため、アカウント開設後すぐに運用を開始できるケースが多く見られます。

Q. 高齢者やスマホに不慣れな方でも利用できますか？

A. 利用可能です。
アカウント登録不要で申し込めるシステムや、職員が管理画面から「代理登録」できる機能を持つシステムを選ぶことで、IT機器の操作に不慣れな住民の方でも問題なく対応できます。

Q. 住民の個人情報は安全に管理されますか？

A. 強固なセキュリティ環境で管理されます。
多くのシステムは通信の暗号化（SSL）やISMS認証を取得しており、紙媒体での管理よりも紛失リスクが低く、安全に個人情報を管理できるよう配慮されています。

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引用元：Flippa公式HP
https://flippa.jp/for_government

Flippaが自治体・公共イベントに向いている理由

ITリテラシーを問わない「アカウント作成不要」

「Flippa（フリッパ）」最大の特徴は、参加者の会員登録や専用アプリのインストールが一切不要であることです。発行されたURLから直接チケット取得や申し込みができるため、スマートフォンの操作に慣れていない住民の方でも迷わずに利用できます。 「IDを忘れた」「ログインできない」といった窓口への問い合わせを劇的に減らし、スムーズな住民サービスを実現します。

予算の限られた地域イベントでも導入しやすい料金体系

Flippaは初期費用を抑えた運用が可能です。特に自治体が関与することの多い「育児・教育関連の無料イベント」であれば、チケット発券料もシステム利用料も無料（※諸条件あり）で利用できるという破格のメリットがあります。
税金投入の適正化が求められる中、コストを最小限に抑えつつ業務効率化（DX）を推進できる、自治体担当者の強い味方です。

主催者（自治体職員）側のメリット

• 申し込みリストをExcel形式で出力でき、集計作業が迅速
• メール不達通知により、連絡漏れによるクレームを未然に防止
• 1,000名規模のアクセス集中にも耐える安定したサーバー環境
• QRコードをかざすだけの非接触受付で、会場の三密を回避
• キャンセル枠の自動管理で、機会損失を最小化

Flippaの価格

システム利用料 （税込）	・共有サーバープラン：無料 ・専用サーバープラン：165,000円／月〜 ・プラチナプラン：165,000円／月〜
発券料（税込）	・共有サーバープラン：110円／1枚 ・専用・プラチナプラン：無制限（追加課金なし） ※育児・教育関連の無料イベントは発券料無料
決済手数料	売上代金の4.0％（最低176円：コンビニ決済）
参加者アプリ使用	不要（ブラウザ完結）
主催者アプリ使用	料金内に含まれる （予約フォーム・自動返信メール・電子チケット発券など）
特徴的機能	Excelファイル形式出力、メール未到達通知、大規模アクセス対応

運営会社

会社名	株式会社ディグラ
所在地	東京都港区赤坂8-5-6 イピアス青山104
公式HP	https://flippa.jp/

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まとめ

自治体のイベント運営において、デジタル化は単なる効率化ではなく、住民へのアクセシビリティ（利用しやすさ）を高めるための重要な施策です。特に「誰一人取り残さない」運営が求められる公共イベントでは、操作のシンプルさが成功の鍵を握ります。

職員の事務工数を削減し、余った時間を住民との直接的なコミュニケーションや企画の充実に充てるためにも、登録不要で使い勝手の良いイベント管理システムの導入を検討してみてはいかがでしょうか。

イベント運営・管理の効率化は、それぞれ必要な機能やサービスがあり、導入すべきシステムも異なります。運営する側の実状に合ったシステムを選定することで、効率的な管理ができるだけでなく、最終的なイベントの盛り上がりにも関わってくるでしょう。

このサイトでは、学校行事、エンタメイベント、企業向けの説明会など、イベントの種類や性質の違いに応じて、より効率化が図れるイベント管理システムを紹介しています。
ぜひシステム選びの参考にしてみてください。