セミナーでイベント管理システムを導入するメリット

セミナー運営の現場では、参加者登録や受付、リマインダー配信、アンケート集計などの作業が多岐にわたります。

システムを導入することで、これらの業務を一元管理でき、運営スタッフの手間が大幅に軽減されます。正確な情報共有やリアルタイムな状況把握も実現し、参加者もスムーズにセミナーに臨めるでしょう。

セミナー運営であると
望ましい機能

参加者管理・登録機能

参加者管理・登録機能は、受付や出席確認などを集中的に行えるシステムの中核的な要素です。

手間がかかる名簿作成や重複登録を防ぎ、QRコードを使ったスムーズな入退場や参加者のステータス確認も容易になります。

参加者一人ひとりの情報を正確に把握できるため、重複登録や受付時の情報誤入力などによる混乱を未然に防ぐうえで役立ちます。

マーケティング・
プロモーション機能

マーケティング・プロモーション機能では、イベントページ作成やSNS連携、メール配信などの集客施策を効率的に管理できます。

セミナー前の告知や参加者へのリマインド送信はもちろん、終了後のフォローアップも効率的に行えるため、ブランド認知向上や参加率アップにつながりやすくなるでしょう。

参加者のリスト作成を自動化することで、重複招待や連絡漏れのリスクも低減できます。

アンケート・
フィードバック機能

セミナーの質を向上させるためには、参加者からのフィードバックが欠かせません。イベント管理システムのアンケート機能を活用すれば、イベント終了後にオンラインで簡単にアンケートを回収できます。

集計結果はリアルタイムで確認できるので、今後のセミナー運営の改善点を明確にすることが可能です。

また、満足度の高い参加者には次回セミナーの案内を送るなど、リピーター獲得にもつなげられます。

セミナーの導入事例

事例1：オンライン・オフライン両対応で柔軟運営

オンラインとオフラインで同時にセミナーを開催した事例です。

コロナ禍を機に開催スタイルを変更しましたが、このときは東京でオフライン、大阪でオンライン開催という、状況に応じた柔軟な運営が求められました。

そこでシャノンの「SHANON MARKETING PLATFORM」を活用して、参加者登録管理やスポンサー向け資料ダウンロード機能を強化し、3,800名以上の参加者をスムーズに管理。感染対策と運営効率の両立に成功した事例です。

事例2：代表者一括申込と名刺受付でスムーズ運営

福岡市で開催されたセミナー兼展示会での事例です。

複数人で参加したい場合、代表者が一括で申し込めるイーベ！の「お連れ様機能」を活用し、参加希望の代表者1名が複数名の申込をまとめて管理しました。

申込完了メールや前日のリマインダーで参加者に必要な情報がしっかり届き、当日は名刺を使った受付システムによりスムーズな入場が叶いました。出展ブースでの交流促進にも大きく寄与した事例です。

事例3：オンデマンドWebセミナーの視聴者数が1.2倍増

コロナ禍を機に、対面開催からオンデマンド配信に切り替えたセミナーでの導入事例です。

切り替えと同時に導入したSPIRALの「ウェビナーワンストップシステム」は、事前に取得したIDとパスワードをマイページに入力すると、動画視聴、資料ダウンロード、アンケートが可能です。

参加者が好きな時間に興味のあるセッションを選んで視聴できるため、結果として視聴者数は1.2倍に増加しました。

メールアドレスと視聴データの連携により、属性別の視聴傾向も把握され、営業や企画に活かされています。

事例4：ウェビナーで業務効率＆顧客管理を改善

新規でウェビナー開催を企画した際の事例です。

ウェビナー開催にあたって課題となっていたのが、申込受付、リマインダー配信、顧客管理の効率化でした。そこで連動させたのが、「セミカン」のメールテンプレートの活用と外部機能との連動です。

2つの機能を連動させたことでLP作成や顧客管理の工数が大幅に削減され、結果としてメルマガ読者の増加というプラス効果も得られました。

まとめ

イベント管理システムを活用することで、セミナーの運営業務を一括管理できるだけでなく、参加者の満足度向上やデータに基づく改善施策の実施が容易になります。

受付管理やプロモーション、アフターフォローまでをシステム上で統合することで、担当者の負担を軽減しつつ、より戦略的な運営が可能になるのが大きなメリットです。

効率よくイベントの運営を行うために、開催するイベントに合ったシステムを選びましょう。

イベント運営・管理の効率化は、それぞれ必要な機能やサービスがあり、導入すべきシステムも異なります。運営する側の実状に合ったシステムを選定することで、効率的な管理ができるだけでなく、最終的なイベントの盛り上がりにも関わってくるでしょう。

このサイトでは、学校行事、エンタメイベント、企業向けの説明会など、イベントの種類や性質の違いに応じて、より効率化が図れるイベント管理システムを紹介しています。
ぜひシステム選びの参考にしてみてください。