説明会・展示会でイベント管理システムを
導入するメリット

説明会・展示会は、企業や業界の新しい情報を直接伝える貴重な場であり、来場者が複数のブースやセッションを訪れる特性があります。

そのため、開催当日の受付での待ち時間解消や各ブースへの円滑な誘導、そしてリアルタイムでの来場データ取得が欠かせません。

イベント管理システムを導入することで、正確な来場者管理と迅速なフォローアップが図れるのです。

説明会・展示会運営であると
望ましい機能

来場者管理・
入退場管理機能

一度で多くの来場者に対応する受付は、段取りの不備やトラブルが発生すると、すぐに渋滞が発生します。そのため、来場者の情報を事前に登録し、QRコードを活用した入退場管理を行う機能が有効です。

例えば、受付時にQRコードをかざすだけで来場記録が自動で管理され、遅延なく入場できます。

データ分析・
レポート作成機能

イベント終了後の振り返りや、次回の改善に活用できるデータ分析機能も重要です。来場者数や滞在時間、各ブースの訪問履歴などのデータを取得し、統計レポートを作成することで、イベントの成果を数値で可視化できます。

分析結果は今後の営業戦略や説明会・展示会開催の改善案として活かせるため、マーケティング強化にもおすすめです。

マーケティング・
プロモーション機能

イベント管理システムには、イベントページの作成、メールマーケティング、SNS連携、来場者へのリマインダー送信など、集客からフォローアップまで一括管理できる機能が搭載されているものがあります。

ターゲットに対して効果的な情報発信が可能となり、ブランド認知度の向上、来場者獲得など、プロモーション活動の効率的な向上が期待できます。

説明会・展示会の
導入事例

事例1：IT業界特化の合同企業説明会で来場者情報を一元管理

神奈川県で開催された、IT業界に特化した合同企業説明会での導入事例です。開催当日は、企業ブースでイベントラボのイベント管理システム「ECOS」のQRコードを用いた来場者管理機能を導入しました。

どの来場者がどの企業ブースを訪れたのか来場者情報が一元管理され、ブース訪問者のデータを即時取得。そのデータを基に、イベント終了後の来場者のフォローアップもスムーズに行えました。

事例2：VIP向けイベントで迅速かつ特別な受付対応を実現

重要な取引先企業の役員を招いた会社方針説明会での導入事例です。

このイベントではコプロシステムの「Q-PASS」を導入し、QRコードによる1秒受付や、来場通知機能による担当者への自動通知、色分け機能を活用したVIP来場者の特定が可能になりました。

また、企業イメージに合わせたオリジナルデザインの来場証を発行し、ブランド価値を高める演出も行っています。

事例3：QRコードでスムーズな来場者管理を実現

合同企業説明会での導入事例です。このイベントではスマイルヴィジョンの入退場管理システム「Smile Tracking」を活用し、来場者の受付・管理を行いました。

来場者はQRコードをかざすだけで入場・退場の記録が残り、各ブースの出展者も同様に来場者の情報をリアルタイムで確認。ブース来場者のデータもダウンロード可能で、出展者がすぐにフォローアップを行うことができ、イベントの効率化と満足度向上につながりました。

事例4：大規模展示会の受付業務を完全デジタル化

従来はFAXで来場申込を受け付け、約4,000人分の情報を手入力していた展示会では、システムフォワードの「展示会受付.com」を導入することで、受付業務を大幅に削減。Web申込の導入によって手入力の手間がゼロになり、多大な工数がかかっていた招待状作成もなくなりました。

従来は招待状を紛失した場合の再発行を手書きで行っていましたが、それもシステムで即座に行えるようになったため、運営スタッフの負担が大幅に軽減されました。

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引用元：Flippa公式HP
https://flippa.jp/

Flippaが説明会・展示会に向いている理由

予約・受付コストが極めて低い

Flippaは原則としてシステム利用料が発生せず、低コストで導入できる点が大きな特徴です。主催者が負担するのは、共有サーバープランの場合の「発券料（110円／枚）」と「決済手数料（4.0％）」のみとなります。

さらに、育児・教育関連の無料イベントであれば発券料も無料となるため、学校説明会などの予算が限られた現場でも無理なく運用いただけます。

展示会・大規模イベントに対応する強力なサーバー

専用サーバープランや大規模サーバープランの提供により、1,000名以上の申し込みがある大規模なイベントでも安定した運用が可能です。

同時アクセスが集中しやすい展示会やフェスなどにおいても、サーバー負荷を分散する設計により、滞りのない快適な受付作業を実現します。

アプリ不要・QRコードによる高速チェックイン

参加者は専用アプリのインストールや会員登録を行う必要がなく、主催者から配信されたURLをクリックするだけで、チケットの取得・提示が完結します。

当日の受付では、参加者が提示したQRコードを主催者のスマートフォンでスキャンするだけでチェックインが完了するため、行列の発生を抑え、スムーズな入場を促すことができます。

顧客フォローに適したデータ出力機能

申し込み者リストをExcel形式で直接エクスポートできるため、イベント終了後のデータ整理や分析を効率的に行えます。

また、案内メールが未達だった際の手動通知機能により、参加者が重要情報を受け取れていない状況を早期に検知できるため、説明会開催前の確実なコミュニケーションをサポートします。

主催者側のメリット

• QRコードを読み込むだけで当日の受付作業が迅速に完了します
• 多様な受付方法が用意されており、現場の状況に合わせて運用可能です
• 緊急通知機能により、急な変更が生じた際も参加者へ一斉に連絡できます
• 過去の分を含め、複数のイベントを同時にクラウド上で一括管理できます
• VIP受付通知や特典対応チケットの発券など、細やかな来場者対応が可能です
• 特別な機器は不要で、お手持ちのスマホやPCからすぐに運用を開始できます
• キャンセル状況に応じた当日受付の管理もシステム上で柔軟に行えます

Flippaの価格

システム利用料 （税込）	・共有サーバープラン：無料 ・専用サーバープラン：165,000円〜 ・プラチナプラン：165,000円〜
発券料（税込）	・共有サーバープラン：110円／1枚（※） ・専用・プラチナプラン：無制限（追加課金なし） ※育児・教育関連の無料イベントに限り無料
決済手数料	売上代金の4.0％（最低176円：コンビニ決済）
参加者アプリ使用	不要（ブラウザ上で完結します）
主な標準機能	自由な予約フォーム設定、自動返信メール、電子チケット発券、 Excelリスト出力、メール未達通知、アンケート機能、複数イベント管理など

運営会社

会社名	株式会社ディグラ
電話番号	03-6808-7222
公式HP	https://flippa.jp/

Flippa（フリッパ）公式HPで
説明会・展示会運用の詳細を見る

まとめ

説明会や展示会の運営では、来場者の受付対応やデータ管理が大きな課題となります。

イベント管理システムを導入することで、スムーズな入退場管理、来場者データの分析、アンケートの収集などが一元化され、業務の負担を軽減できます。

効率よくイベントの運営を行うために、開催するイベントに合ったシステムを選びましょう。

イベント運営・管理の効率化は、それぞれ必要な機能やサービスがあり、導入すべきシステムも異なります。運営する側の実状に合ったシステムを選定することで、効率的な管理ができるだけでなく、最終的なイベントの盛り上がりにも関わってくるでしょう。

このサイトでは、学校行事、エンタメイベント、企業向けの説明会など、イベントの種類や性質の違いに応じて、より効率化が図れるイベント管理システムを紹介しています。
ぜひシステム選びの参考にしてみてください。