来場者管理の効率化を目指すには

このページでは、来場者管理の業務効率化に関してイベント管理プラットフォームを活用する際のポイントをまとめています。イベント管理プラットフォームで来場者管理の効率化を目指す方はぜひ参考としてご活用ください。

来場者管理の内容と重要性

来場者管理とは、各種イベントへの参加申込みから当日の受付対応まで、来場者や来場予定者に関する個人情報などをリアルタイムでマネジメントする作業の総称です。

来場希望者からの受付に対応して、来場予定者としての個人情報を管理したり、それぞれの予定者と連絡を取り合ったりと、実際にイベント当日まで行わなければならない作業は少なくありません。

そのためイベントの適正な運用を目指す上で、来場者管理の効率化を目指すことは重要です。

イベント管理プラットフォームで来場者管理を効率化するメリット

イベント管理プラットフォームによって来場者管理の業務を効率化できれば、イベント当日までのスタッフの業務負担を軽減し、他のコア業務へ人材を配置するといったマネジメントを進めていきやすくなります。

イベント管理プラットフォームで来場者管理を効率化するには、以下のような要点を押さえてシステムを活用していくことが大切です。

受付・申込み対応の業務負担軽減

イベント管理プラットフォームを利用して受付や申込み対応といった業務をシステム化できれば、紙ベースや個別の電話対応によって受付を行うような状況よりも効率的に作業を行えるようになります。

大規模なイベントになったり、参加者の受付範囲が広がったりするほどに受付・申込み対応業務は負担が増大していくため、イベント管理プラットフォームで来場者管理を適正化することは、スタッフの負担を軽減するだけでなくヒューマンエラーの防止にも有効です。

来場者に関する個人情報の一元管理

来場者の個人情報や申込み内容といったデータを一元管理することも、来場者管理業務の効率化に役立ちます。

また、必要な連絡や情報提供、アナウンスなどをメッセージの一括送信によって対応できるなど、コミュニケーションの質や効率が改善することも重要です。

集金業務の適正化と効率化（キャッシュレス対応）

参加費や入場料といった費用について、事前に集金フローを構築することで当日の現金対応を回避して、金銭トラブルのリスクを軽減できます。またイベント管理プラットフォームでキャッシュレス対応を導入すれば、支払いと来場者の情報をスムーズに紐付けて管理できることも見逃せません。

感染症対策といった社会情勢への対応

感染症への対策など、イベント主催者として求められる社会的責任や取り組みについても効率的にアナウンスしていくことが可能です。また行政の指導や方針転換によって対策内容が変更となった場合でも、イベント管理プラットフォームで来場者管理を適正化しておけば、速やかに各来場者へ変更内容や重要情報を送信できることも強みです。

プロモーションやマーケティング戦略の強化

イベント管理プラットフォームと分析ツールを組み合わせることで、来場者の情報を多角的に検討して次のイベントやプロモーションへ活かすことができます。

イベント管理プラットフォームで来場者管理を行う際の注意点

イベント管理プラットフォームで来場者管理の効率化や適正化を目指す場合、以下のようなポイントに注意することも必要です。

出展者管理についてもカバーできるか？

来場者管理だけでなく、展示会などのイベント出展者についても管理できるかどうかは重要です。

イベントを主催する場合、来場者のみならずイベント参加者の全員へ情報を共有したり、イベント出展料を徴収したりといった作業が発生することもあります。そのため、来場者管理と並行して出展者管理についても効率化できるシステムを検討することが肝要です。

システムの強みとコンセプトは？

イベント管理プラットフォームや来場者管理システムにはそれぞれコンセプトが設定されており、それにもとづいて機能やUIといった仕様が設計されています。

対象とするイベントの規模や内容、活用できる機能の内容や条件など、システムの個性や強み、コンセプトなどを総合的に比較検討していくことが大切です。

コストやUIなどのバランス

来場者管理をシステム化によって効率的に進めていこうとする場合、一方でシステムの使いやすさやコストに関しても考えなければなりません。

イベントの規模や収益性と、イベント管理プラットフォームの導入コストで明らかにバランスが取れていない場合、業務の効率化は実現してもイベントを開催するメリットが減じてしまう恐れがあります。

また、高性能なイベント管理プラットフォームであってもUIデザインが使いにくく設定されていれば、結果的に作業者の負担が増大して導入メリットが低下してしまうこともあるでしょう。

まとめ

イベント管理プラットフォームで来場者管理を効率化することは、来場者管理の業務を担当しているスタッフの負担を軽減し、イベントの開催に向けたコア業務へ集中させるなど人材マネジメントの適正化にも貢献します。

しかし、せっかく導入したシステムが使いにくかったり機能的に不十分であったりすれば、導入メリットを追求することは困難です。

そのため、開催するイベントの規模や性質といったニーズを明確化した上で、トライアルや体験版を活用して実際の使用感を確かめつつ比較検討するようにしていきましょう。