イベント管理プラットフォームは移行できる？

イベント管理プラットフォームを刷新・変更する際に、新しいイベント管理プラットフォームへの移行をスムーズに進めるポイントについてまとめています。

イベント管理プラットフォームは移行可能

可否を判断した場合、イベント管理プラットフォームの移行は可能です。ただし、イベント管理プラットフォームを移行する手段としては複数のパターンが考えられます。

まず内容についての理解が必要です。例えば、新システムへの移行を担当者がサポートしてくれたり、既存システムと連携可能な外部システムであったりといったケースが想定されます。

一から機能をカスタマイズできるイベント管理プラットフォームであれば、現在のフローやデータ運用システムに合わせて新環境を構築することも可能です。

イベント管理プラットフォームの移行を考えるタイミング

移行を考えるタイミングとして、どのようなケースが考えられるでしょうか。

ここではイベント管理プラットフォームの乗り換えや移行が検討されるポイントをまとめました。

既存システムに不満がある

既にイベント管理プラットフォームを導入していても製品に不満を持っていたり、業務効率化が出来ていなかったりする場合は新しいシステムに変更した方が良いかもしれません。

ただし、システムの利用しやすさは移行に関しても重要です。いま使っているシステムが使いにくいものであるほど、移行の方法を調べて把握しておくのが良いでしょう。

ランニングコストの削減をしたい

いま使っているシステムのランニングコストを削減したいと考えた時も、システム変更のタイミングです。

ただし、システム変更には導入コストが改めて発生します。ランニングコストを抑えられてもトータルでコストを回収できるまで、どの程度の期間が必要かシミュレーションしておきましょう。

既存システムのサービス提供が終了する

いま利用しているシステムのサービスが終了する場合、イベント管理プラットフォームを変更しなければなりません。

その場合、終了間際になると焦って十分な製品や機能の比較検討ができない可能性があるため、時間的に余裕を持って次のイベント管理プラットフォームを選ぶことが重要です。

イベント管理プラットフォームの移行時における注意点

移行する際に注意すべきポイントを解説しています。実際にイベント管理プラットフォームを変更・移行する場合、これらの基本項目を前提として自社ニーズや導入目的とのマッチングを行ってください。

システムを乗り換える理由や導入目的を明確化する

どうしてイベント管理プラットフォームを新システムへ移行したいのか、その理由や新しいシステムの導入目的について、改めて具体的かつ冷静に検討します。

また、それぞれのシステムを比較する際は、必ず両方のメリットとデメリットを並べた上で、総合的な導入・運用した際の価値を考えるようにしてください。

操作や機能について変更点を確認する

現時点のシステムと似た製品を探しても、メーカーやバージョンが異なれば操作性や機能についても少なからず違いが生じます。

新しいシステムと既存システムについて、機能や操作性の違いがどの程度あるのか、また新システムを利用した場合にはどのような変更があるのか、可能であれば事前にトライアル版・お試し版などを利用して確かめましょう。

サポート体制が充実しているか

サービスを提供する担当者によるサポート体制が充実しているかもチェックすべきポイントです。

イベント管理プラットフォームの移行時には想定外のエラーや疑問が生じる可能性もあります。そのような際に、問い合わせをしてからすぐに解決してくれるサポート体制は魅力です。

外部ツールとの連携について

既存システムとの互換性や外部ツールとの連携に関しても確かめておきましょう。特に現状のシステムとの間で互換性がある場合、データの移行作業を効率化できる可能性があります。

新しいシステムに対応したフローの作成

新システムを導入後、スムーズに作業を継続するためにはシステムの導入に先んじて新しい業務フローや作業マニュアルを構築しておくことも必要です。

まとめ

イベント管理プラットフォームは、既存システムから新しいシステムへと移行して運用することが可能です。しかし移行の難易度や手順については、システムごとの相性や特性によって変化。システムにおける違いが大きいほど、操作に関してもミスやエラーのリスクも大きくなります。

システム移行を検討する場合、既存システムとの相違点や導入目的などを改めてチェックし、移行後にスムーズな作業開始を目指せるように取り組んでいくことが大切です。