チケット販売管理の効率化について

このページでは、イベントの運営業務の中でもチケット販売管理について、業務の効率化や適正化を進めるポイントをまとめています。イベント管理プラットフォームでチケット販売管理を効率化する上で注意すべきポイントも解説していますので、参考としてご活用ください。

イベント管理プラットフォームによってチケット販売管理を効率化する

チケット販売管理とは、文字通りイベントのチケットの作成や販売、料金の集金や来場者の管理情報との紐付けなど、イベントチケットの販売に関連した業務について総合的に管理する作業を指します。

チケット販売は実際に紙ベースのチケットを作成する他にも、電子チケットとしてオンラインで取引を完了することも可能であり、また購入に関する金銭のやりとりをキャッシュレス決済によって実行することも可能です。

ただし、いずれの場合であってもチケット購入者の情報と来場者の情報を統合して管理しなければならないなど注意点があり、イベント管理プラットフォームやチケット販売管理システムによって作業を効率化・適正化することが、イベントの安全な運営においても有効です。

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ぜひこちらのサイトでSmart Helloチケットの特徴や機能、費用を確認し、導入の検討材料の参考にしてください。

チケット販売管理にシステムを導入するメリット

チケット販売に関する各種業務の一元管理

チケット販売をマンパワーで行う場合、チケットの販売が開始されてから販売期間が終了するまで購入者のタイミングでチケットが取引されるため、その都度の対応を行わなければなりません。そのため様々な業務を並行する必要が生じ、現実的にスタッフの業務負担が増大してしまうことは問題です。

一方、チケット販売管理システムやイベント管理プラットフォームでチケット販売管理業務を一元管理できるようになれば、チケット購入者への返信やチケットの発行、チケット情報と顧客情報の連携といった各種業務をまとめてシステム化して効率化できます。

チケット購入者にとっての利便性の向上

システムを導入していつでも気軽にチケットの購入をできる環境を構築すれば、チケット購入者にとっても利便性が向上する点は重要です。

有人対応では営業時間や販売時間に制限を設けなければならないケースも生じますが、システムによってオートメーション化できれば24時間体制でのチケット販売・チケット購入ができるようになり、購入者は好きなタイミングでチケットを入手できます。

集客力の向上を目指した取り組みの実施

チケット販売管理の業務を効率化するだけでなく、期間限定でクーポンを発行したり、特定の条件に合わせて割引などのキャンペーンを実施したりと、チケットに付加価値を持たせることも可能です。

また、顧客管理システムや来場者管理システムといった機能と連動させることで、チケットを購入した層や対象に関するデータを分析しやすくなり、イベント来場者の傾向や顧客ニーズの動向を把握しやすくなることもメリットでしょう。

チケット販売管理をシステム化する上で注意すべきポイントは？

イベント管理プラットフォームやチケット販売管理システムによって業務効率を叶えるためには、いくつかの注意点についても意識しておかなければなりません。

システムが対応可能な電子チケットの形式や種類を確認

システムの導入によってチケット販売管理を実行しようとする場合、何よりも先にどのようなチケットを取り扱えるのか、システムの条件やイベント当日の対応フローなどを確認しておかなければなりません。

例えば販売したチケットについてPDF形式で提供するのか、画像形式で提供するのか、あるいは特定のアプリと連携させて管理するのかなど、その方法は様々です。

また、スマートフォンを持っていない人が自宅のパソコンなどでチケットを購入した場合などについても、紙ベースで対応するためのフローやチケット認証システムなどを構築しておくことが重要です。

在庫管理やロット番号の管理についての正確性

座席や入場可能者の人数に限りのあるチケットの場合、在庫管理やロット番号の管理などが必要になることもあります。

購入者からのアクセスが一度に集中した場合、同じタイミングで複数枚のチケットが購入されることもありますが、そのような状況でもチケット番号の重複や在庫管理ミスが発生しないよう対策が講じられているかどうか確認しましょう。

また、イベント規模によってはサーバーがダウンした場合に備えたリスクマネジメントも必要です。

効果的なプロモーションを取り入れられるか

複数のチケットをセット販売したり、お得なキャンペーンを併用したりと、色々なプロモーション企画を検討しても、実際にチケット販売システムへそれらを反映できなければ意味がありません。また、購入希望者がスムーズにチケット購入画面を見つけて、枚数の決定や種類の選択、支払いの完了といった作業を滞りなく行えるようUIがデザインされているかも要確認のポイントです。

まとめ

チケット販売業務では、単にチケットを売るだけでなく、販売するチケットを作成したり在庫を管理したり、また購入者ごとのチケット情報を管理したりと様々な管理業務が発生します。

加えて、イベントの規模やタイミングによっては複数の業務が同時多発的に生じる可能性もあり、イベント管理プラットフォームやチケット販売管理システムを導入して業務全体の効率化を目指すことがイベント運営のリスクマネジメントとして大切な要素となっています。