イベントのスケジュール管理

このページでは、イベントの企画や主催を検討する上で重要なスケジュール管理について解説しています。イベントの流れに合わせたスケジューリングを行って、イベントを確実に開催してメリットを追求していきましょう。

イベントの目的やテーマを明確化する

イベントのスケジュール管理を行う以前に、イベントの目的やテーマを明確化して、どのような内容のイベントを開催するのか検討しなければなりません。

イベントの内容や企画はテーマに沿って考え、実行します。そのため、イベントのテーマが決まっていなければ必要な人材やデータをプランニングすることができず、スケジューリングを始めることもできません。

最初にイベントの目的やテーマ、予算といったポイントを明確化した上で、イベントの開催に直接的・間接的に関与するメンバー間での情報共有が第一歩です。

イベントの開催に必要なタスクを整理する

イベントのテーマや概要が決まれば、イベント開催に向けた各種タスクを整理します。

例えばゲスト講師や他企業へ参加を打診する場合、先方がスケジュールの都合などを考えて返答するまでの時間を考えれば、タスクを早めに整理して必要な業務の内容や流れをまとめておくことが欠かせません。

また、特殊な商品やサービスをイベント当日に利用する場合、それらを手配するためにかかる時間や費用などもチェックします。特に費用や予算について社内や他部署で確認を要するような場合、イベント開催までに全ての用意が調うのか現実的に考えて動くことが肝要です。

イベントに関する業務などのスケジューリングを行う

必要なタスクがまとまって各自のやるべきことが分かれば、それぞれのタスクごとにスケジュールを調整して、また各タスクの進捗を一覧として整理します。

個々のタスクの進捗やスケジュールをチェックしつつ、プロジェクトの全体として見た場合の流れや時間的余裕の有無などを常に把握しておくことが必要です。

イベントのスケジュール管理表を作成する

各タスクの進捗や全体の進行状況をチェックするために、イベントのスケジュール管理表を作成することも有効でしょう。ただし、スケジュール管理表は常に全員が情報へアクセスできる上、変更があればリアルタイムで全員に最新版が共有されるようシステム化されていなければなりません。

イベント管理プラットフォームのようなツールを活用する

イベントのスケジュール管理は、イベントの規模が大きくなったりタスクが多くなったりしていくほど煩雑化し、1つのミスがダブルブッキングやプロジェクトの停滞といったトラブルへつながりかねません。そのためイベントのスケジュール管理については、各情報を一元管理し、関係者がスムーズに共有・チェックできるようなツールを活用することも1つのアイデアです。

イベント管理プラットフォームはイベントに関係する情報を一元管理し、関係者間のコミュニケーションや情報共有をサポートしたり、必要な業務を効率化したりする専用ツールです。イベント管理の適正化手段としてイベント管理プラットフォームを利用することも検討してみましょう。