イベント管理プラットフォームの導入とセキュリティ

このページでは、イベント管理プラットフォームを導入するにあたって考えておくべきセキュリティに関するリスクや対策についてまとめました。イベント管理プラットフォームの導入によってセキュリティ管理体制を強化し、インシデント発生防止を目指しましょう。

イベント管理プラットフォームの導入で生じるリスクもある？

セミナーや商談会、カンファレンスなどのイベントを企画・開催・運営する上で、便利なツールであるイベント管理プラットフォーム。顧客情報を収集・管理する場合は、当然ながら個人情報保護の観点から想定されるリスクについても考えなければなりません。

イベント管理プラットフォームをリスク対策の面からも検討する

担当者や企業が取り扱う情報の種類や量が増大すれば、結果的に情報漏えいリスクや情報流出時の想定被害なども大きくなります。そのためイベント管理プラットフォームを導入する際には、ウイルス対策やシステムの管理運用の厳格化、担当者のITリテラシー向上などの対策も同時に検討することが必要です。

また根本的に脆弱性のあるイベント管理プラットフォームを選ばないようにすることも大切になります。

イベント管理プラットフォームで活用したいセキュリティ対策

ここではイベント管理プラットフォームを導入するにあたって一緒に活用したいセキュリティ対策や、備わっていると嬉しい機能などについて紹介します。

通信の暗号化

イベント参加希望者に、オンラインでチケットの申込み・支払いなどをしてもらう場合、通信の暗号化によって情報伝達の安全性を高めることが重要です。イベント管理プラットフォームでは通信をHTTPSによって暗号化する機能を搭載しているものもあります。

外部からの不正アクセスや乗っ取りへの対策

イベント公式サイトや企業のサーバーなどに対して、外部から不正アクセスや情報攻撃が行われないように対策しておくことも大切です。セキュリティソフトやファイアウォールといったシステム面の対策はもちろん、情報にアクセスできる担当者が不審なメールを開かない、といったITリテラシー教育も欠かせません。

情報セキュリティ専門会社による安全性診断

プロの目で情報セキュリティについての安全性や管理状況をチェックしてもらいたい場合は、情報セキュリティの専門会社に依頼してみると良いでしょう。企業の情報管理体制や機器の情報などを総合的に診断して、現時点で想定される情報セキュリティのリスクや脆弱性について対策すべきポイントを教えてくれます。

運用監視オペレーターの配置

担当者を決めて運用監視オペレーターとして配置することにより、システムが適正に使用されているのか、異常は発生していないのか、チェック体制を強化できます。また定期的な診断プログラムを併用することで、サーバーやシステムの状況を随時チェックするのも大切です。

異常が発見された場合、迅速に対応するための対応策を社内であらかじめ決めておくと良いでしょう。

システムの安定性と信頼性の確認

全てのシステムや通信環境が適正かつ安定して作動しているのか、可用性についても確認できる体制が重要です。またイベント管理プラットフォームを導入する場合、既存のシステムや機器との互換性についても確認します。

システムの利便性と分かりやすいUI

イベント管理プラットフォームが使いにくいシステムや分かりにくい画面であれば、思いがけずシステムのエラーや不具合を見逃してしまうこともあるかもしれません。誤操作によってトラブルを引き起こしてしまうことを避けるためにも、導入前のトライアルで使用感やUIを確かめておくことが重要になります。

セキュリティや操作・変更のログ管理

上記の他にも情報管理に必要なツールやセキュリティ機能、また操作ログの保存・出力といった様々なポイントが考えられます。

情報を正しく管理してエラーやリスクを発生しにくい状況を作り、問題が発生した際にも原因を早急に突き止められるようログの保管体制を整えておいてください。

セキュリティに関する認証取得済みのシステムなら安心感も高まる

イベント管理プラットフォームの中には、ISMS（情報セキュリティマネジメントシステム）やPマーク（PMS：個人情報保護マネジメントシステム）などの認証を取得した事業者が提供する製品もあります。

情報セキュリティについてレベルを高められるような工夫を行うこと、個人情報保護に関して適切な保護措置や対策を講じること、などそれぞれの条件を満たした事業者へ与えられるものです。

情報管理やセキュリティについての安心感を高めたい方は、ISMSやPマークといった認証の有無をチェックすると良いでしょう。

まとめ

イベント管理プラットフォームは便利なシステムであり、イベントの管理運営をサポートしてくれる心強いツールです。しかしイベント管理プラットフォームを導入することで管理すべき顧客の情報も増えやすくなり、結果として情報セキュリティに対する意識も強化しなければなりません。

イベント管理プラットフォームを導入・活用する上で注意すべきポイントやセキュリティリスクへの対策などを理解しておき、そもそも問題が発生しにくい環境や業務フローを構築するよう努めましょう。