イベント管理プラットフォーム（システム）を無料で利用できる？

イベント管理プラットフォームは導入することで様々なメリットを得やすい反面、予算的な事情から導入を避けてしまう側面もあります。イベント管理プラットフォームを無料で利用する場合の、選び方や注意すべきことをまとめました。

無料のシステムは存在している

無料で利用できるイベント管理プラットフォームやシステムは存在します。有料製品の実用性や利便性を確かめるために提供されている「無料トライアル版」だけではありません。機能を制限したフリープランが用意されていたり、広告を表示することで利用料をカバーしたり、一口に「無料」といっても複数のパターンがあることがポイントです。無料でイベント管理プラットフォームをスムーズに使いたいと考えるなら、それぞれの無料の理由や特性について把握しておきましょう。

無料のイベント管理プラットフォームの選び方

イベント管理プラットフォームの無料利用を考える上での注意点をまとめました。

利用期間に制限はないか

トライアル版では無料で利用できる期間に制限が設けられています。無料期間終了後は有償版へのアップグレードが必要で、手続きをしなければシステムを利用できなくなります。

システムの無料サービス期間終了に伴って、せっかく収集・管理していた情報へアクセスできなくなるのは、業務的に大きなデメリットになります。必ず利用できる期間を確認しておきましょう。

求める機能は搭載されているか

無料版のイベント管理プラットフォームと有償版では、機能や管理できる情報の範囲に差があります。当然ながら有償版の方が優秀。無料版では一定の機能が制限されていたり、そもそも搭載されていなかったりします。

そのため、無料のイベント管理プラットフォームを使う際には、必ずそれぞれの機能の有無について確認し、求める機能が利用できるイベント管理プラットフォームを選んでおきましょう。蓄積したデータが無駄にならないように、事前確認は大切です。

システムの使いやすさに問題はないか

求める機能が搭載されていても、システムそのものが使いにくければ、イベント管理プラットフォームの導入による業務効率化はなかなか進まないでしょう。。

システムの使いやすさやカスタマイズ性といったユーザビリティに関する事項は、継続的にイベント管理プラットフォームを利用していく上で必ずチェックしておくべきポイントです。

情報セキュリティへの対策は十分か

いくら無料で使えるイベント管理プラットフォームがあったとしても、そもそもサービス提供元に不信感があったり、情報セキュリティについて脆弱性が疑われたりするようなシステムは利用できません。

イベント管理プラットフォームは様々な個人情報を管理するシステムであり、情報漏洩は状況によって利用者や自社に致命的な損害を与えます。

そのため無料版を利用しようとする場合でも、セキュリティー対策に関しては妥協しないことをおすすめします。

不要な広告が表示されないか

無料のイベント管理プラットフォームにありがちな条件として、システム利用時に広告が表示されることがあります。

広告の非表示や画面から削除する方法などは、メーカーや製品ごとに様々です。あまりにも広告表示がしつこい場合、担当者が業務を進める上でストレスの原因に。作業効率アップを目指して導入したなら、本末転倒になります。

イベント管理プラットフォームは無料で使うべき？

重視すべきは有料か無料かではなく、自社のニーズに対して必要十分な機能を備えたシステムであるのかという点です。

無料であっても十分な機能を搭載していれば利用価値がありますし、有料でも求める機能が不足していれば意味がありません。

そのため、自社のニーズへ応えてくれるイベント管理プラットフォームかどうかは、冷静に評価する作業が重要です。

まとめ

無料で利用できるイベント管理プラットフォームには、それぞれに無料の理由や特徴があり、有料版が一時的に無料提供されているトライアル版・お試し版といったケースも存在します。

システムの比較検討で重視すべきは予算だけではなく機能や操作性、安全対策といった面です。自社のニーズに対してどのような利用メリットがあるのか、無料版やトライアル版を使ってみて確かめましょう。