イベントサイトの作成を効率化するために

このページでは、イベントサイトの作成作業を効率的に行えるよう、どのような点に注意すべきか、作成後の運用方法と合わせて解説しています。イベントサイトの作成を効率化して、より良いプロモーション戦略を実現していきましょう。

イベントサイトが担うべき役割と重要性

そもそもイベントサイトをどうして作成するのか、目的を明確化するためにもイベントサイトの役割や重要性を把握しておかなければなりません。イベントサイトが持つ役割やサイト作成の重要性をまとめました。

イベントのプロモーションに役立つ

イベントサイトを作成して宣伝することで、イベントをより大勢の人に知ってもらいやすくなります。また、イベントサイトはイベントのテーマや性質を反映させてデザインしたりプランニングしたりできるため、イベントそのものの魅力をプロモーションするに効果を発揮してくれます。

イベント内容の告知や情報発信をスムーズにする

イベントに関する情報や各種お知らせを発信するプラットフォームとして、イベントサイトは有効な役割を果たします。イベントサイトを公式アナウンスの場所として指定することで、ユーザーへの情報伝達や情報共有を効率的に行えることは見逃せません。

受付業務などの事務作業の効率化

イベントサイトとECシステムなどを連携させて、チケット購入や予約用のフォームを構築したり、グッズ販売サイトとして併用したりすることで、事務作業の負担を軽減することが可能です。

また、イベント管理システムやイベント管理プラットフォームを組み込んでおけば、個人情報の一元管理や集金業務の健全化などを一括してまかなうこともできます。

イベントサイトに盛り込むべきコンテンツとは？

イベントサイトにどのようなコンテンツや機能を盛り込むかは、そもそもどの程度の役割をイベントサイトに与えるかによって変わります。また、イベントそのものの規模や予算によっても調整することになるでしょう。

ただし、どのようなケースであってもイベントサイトにはイベントのテーマや目的、開催日時、開催場所といった基本情報を盛り込むことが必要です。また、必要に応じて参加条件やお知らせを伝えられるページを用意したり、チケット購入や参加申込みを受け付けるための専用フォームを構築したりすることも有効です。

反面、イベントサイトの機能を拡充してコンテンツを増大させるほど制作コストや作成作業の手間が膨らんでいくため、イベントとのバランスを考えることも欠かせません。

イベントサイトを作成する上で注意すべき5つのポイント

イベントサイトを作成する上で意識しておくべき注意点をまとめました。それぞれの目的や内容を理解した上で、イベントサイトの基礎構成を構築していきましょう。

イベントサイトのメインターゲットは実際のイベント参加者

イベントサイトはイベントをプロモーションする宣伝ツールとして有効ですが、イベントサイトの本質はあくまでもイベントへ参加しようとするユーザーへの情報提供であり、ターゲット層として実際にイベントへ参加してくれる人を明確に意識しておくことが不可欠です。

そのため、イベント参加者にとって有益と思われる情報は積極的に公開し、またユーザビリティに配慮することで分かりやすさを追究していくことも重要です。

なお、イベントサイトを魅力的に作成できれば、参加者予定や訪問者が自身のSNSなどでサイトの情報を拡散してくれるかも知れません。

イベントのテーマに合わせたデザインを考える

イベントサイトのデザインは必ずイベントのテーマや方向性と合わせておきます。イベント参加者の中にはイベントサイトで興味を抱いて参加を決意する人もいるため、デザイン性に差違があると実際にイベントへ参加した時に違和感を抱いてしまう恐れがあります。

また、フォントや文字サイズ、表現方法などはイベント参加者として対象となる人々の属性や年齢といった条件を考慮してプランニングすることも大切です。

イベントに関連する情報や出演者のプロフィールを正しく紹介

イベントに参加してくれるゲストや出店者、企業などの情報は正しく、そして十分に掲載してアピールすることも重要です。またシークレットゲストが存在するような場合も、コンセプトとして完全に情報を秘匿する必要があるのでなければ、シークレットゲストがいるといった事実だけは少なくとも掲載しておくといった工夫も考えましょう。

重要なのはサイトユーザーを驚かせることでなく、イベント参加への期待を膨らませることになります。

イベントの開催情報とアクセスに関しては明確に表示

イベントの開催地や開催時間、また現地までのアクセスやルートについては必ず明記しておき、スマートフォンを使った経路探索を行いやすいようアプリ連携を行うと工夫も必要です。

開催場所によっては駐車場の有無や複数の交通手段によるアクセス方法などを列挙するといった配慮も有効です。ただし駐車場について記載するような場合、必ず「収容数には限りがある」といったお断りを入れておくようにします。

様々な媒体やメディアを通して多元的なプロモーションを行う

文字情報だけで魅力を伝えるのでなく、動画や写真も積極的に活用して様々な方向から魅力をアピールすることも重要です。SNSや動画配信サイトなども活用し、それぞれの公式アカウントでもサイト情報を告知するなどマルチメディアを土台した多元的なプロモーション戦略を実施していきましょう。

もしも過去に同様のイベントを開催していたり、そもそもシリーズとして継続しているイベントであったりする場合、前回イベントで実際に撮影された動画や写真を使って臨場感を演出することも欠かせません。

イベントサイトの運用方法は？

せっかく魅力的なイベントサイトを構築できたとしても、適切に運用していかなければ十分な効果を発揮させることは困難です。ここではイベントサイトの運用方法についてポイントを解説します。

イベント情報を定期的にアップデートする

イベントに関する情報が更新されれば、必ずイベントサイトでも情報をアップデートして、アクティブな状態を維持していくことが大切です。

サイトの更新作業が面倒だからと、後になってからまとめて情報を掲載しようとするのでなく、活発な情報更新によってイベントサイトが意欲的に運用されている点をアピールをしなければなりません。また、サイトの更新頻度がSEO対策につながるため、より多くの人の目に触れる可能性が広がります。

アクセス解析などのツールを活用して注目度をチェック

アクセス解析ツールなどを活用して、サイト訪問者の数や傾向、注目されているページといった情報を収集・分析します。また、どのような経緯でイベントサイトを訪問したのか、ユーザーの流れを把握することも大切です。

例えばネット検索でなくSNSからの流入が多いと分かれば、積極的にプロモーションを展開すべき媒体も明確になっていくでしょう。

その他にも管理ツールを連携させて参加者の個人情報を一元管理するといったことも方法です。

イベント管理プラットフォームの導入で効率化を目指す

イベントサイトの作成や運用を実行するに当たって、イベント管理プラットフォームを活用することにより、作業全体の効率化や情報管理の適正化を追究が可能となります。

また、イベント管理プラットフォームを使ってイベント参加者の個人情報や顧客情報、チケット購入状況などの各種データを一元管理すれば、イベントの運営に関わる事務作業や庶務作業をカバーできるため、全体的な業務負担の軽減を行い、イベントそのものの内容を充実させていく取り組みに注力できます。

ただしイベント管理プラットフォームにも様々な種類があるため、まずは自社のイベントやニーズとのマッチングによって、イベント管理プラットフォームの比較検討を行うことが肝要です。