選び方

ここでは、イベント管理プラットフォームを選ぶ際にチェックすべき4つのポイントを紹介しています。どんなイベント管理プラットフォームが自社に合っているのかわからない方はぜひ参考にしてください。

まずは利用シーンを明確にすることから

一口にイベント管理プラットフォームと言っても、イベント開催日の受付管理のみに対応したものやセミナーに特化したものなど、色々なタイプのシステムがあります。そのため、選ぶ際には、利用したいシーンに合った種類のシステムかどうかに着目することが大切です。

まずは、どんなシーンでどのように活用したいのかを明確にすることから始めてみましょう。

料金システムなどの価格感を把握する

イベント管理プラットフォームは、システムによって料金体系が大きく異なります。そして、無料プランがあるものもありますが、基本的には、充実した機能を使ったり大規模なイベントを開催したりしたい場合にはそれなりのコストがかかります。 そのため、価格感を把握してから選ぶことも大切です。イベントの開催頻度や規模などを考慮しつつ、費用を想定して検討しましょう。

操作性の良さをチェックする

どんなに優秀な機能を持つイベント管理プラットフォームでも、操作性が良くなければ便利に活用することはできません。そのため選ぶ際には、管理画面が見やすいか、直感的に操作できるか、情報共有に手間がかからないかなどを確認しましょう。

無料トライアル期間を設けているイベント管理プラットフォームも多いので、ぜひ一度試してみるのがおすすめです。

イベント規模と利用目的に合ったシステムを選ぶ

イベント管理プラットフォームは、イベント参加申し込みフォームの作成機能 ・決済機能 ・参加お礼メールの自動送信機能など、システムによってさまざまな機能が搭載されています。しかし機能の数が多ければ良いというわけでもありません。大事なのは、ニーズに合った機能が備わっているかどうかです。そのため、選ぶ際には、開催するイベントの規模やシステムの利用目的を考慮し、よりニーズに合った機能が備わったイベント管理プラットフォームを選びましょう。

その他にも注目したいシステムの選定ポイント

管理者の業務負担の軽減やマーケティングツールとしての機能といった項目の他にも、イベント管理プラットフォーム・システムの導入メリットを見当する上で注目したいポイントは複数あります。

その他にチェックしたいシステムの選定ポイントをご紹介します。

イベントへの参加意欲を向上させる工夫や機能

ただイベントの管理業務を効率化するだけでなく、様々な人にイベントへ参加したいと思わせるような取り組みや工夫を実施できるかどうかも重要です。

SNSやアプリと連携してイベントプロポーションを行ったり、各種情報を効果的に発信したりと、工夫を実現できる機能が搭載されているかはチェックしておきましょう。

自動収集・管理可能な履歴や各種データの範囲

イベントへの参加者が増えたり、公式サイトへのアクセスなどが増加したりすれば、必然的に収集できる情報の数も多くなります。しかし、膨大な情報やデータは効果的に管理・分析してこそマーケティング戦略へ反映させることができます。

そのため、イベント管理プラットフォーム・システムとして、どの程度の範囲までデータを収集し、さらに適正な分類や分析といった活用ができるかを確認しておきましょう。

有料イベントやチケット販売への対応

無料のイベントや参加者・入場者について制限のないイベントだけでなく、事前の参加料の支払いやチケット購入などが必要になる有料イベントにも対応しているかどうかは重要です。

チケット販売や参加費の集金については、オンラインでのキャッシュレス決済との連携や購入者情報と販売情報との相互参照、チケットの在庫管理といった様々な業務が発生する上、それぞれを厳正に実施しなければなりません。

そのため、そもそもイベント管理プラットフォームに有料イベントへの対応機能が搭載されているか、事前に確かめておくことが大切です。

まとめ

自社に合った納得のシステムを選びましょう

最近は実に多くのイベント管理プラットフォームが登場しており、価格も搭載機能も使い勝手もそれぞれに異なります。そのため、ぜひ上でご紹介したポイントに着目しつつ、より自社に合った納得のシステムを選びましょう！