イベント案内と受付業務の効率化

このページでは、イベントの案内や受付といった諸業務を効率化するためのポイントをまとめました。イベント管理プラットフォームなども活用してイベント案内や受付業務を効率的に行い、イベントをスムーズに運営して成功率を高めていきましょう。

イベントの受付対応や案内業務における課題

イベントの案内や受付については、イベント開催前に行うものと、イベント当日に現地で行うものの2種類があります。また、イベントの申込みなどをオンラインやメール、電話といった手段で行う場合、タイミングによっては申込みが殺到して処理作業が膨大になるかもしれません。

加えて当日案内であれば人員整理やチケットの確認、その他の条件のチェックといった様々な作業が必要になります。

そのため、イベントの受付や案内については各課題に合わせた対処法を確立していくことが大切です。

イベントの開催前から当日にかけて対応する受付業務

イベント開催前に考えるべき案内・受付業務の例として、以下のようなものがあります。

• イベント情報の告知
• イベントの参加予約や申込み受付
• 前売りチケットの販売や集金作業
• イベント参加者の個人情報の管理
• イベント参加者に対する情報案内
• イベントの開催に関する情報の更新
• その他の管理業務

イベント情報の告知や案内は当然として、オンラインでの参加予約や申込み受付といった作業は常にチェックしておかなければなりません。また、オンラインでチケットの販売などを行った場合、集金作業や入金チェックといった管理業務も必要になります。

イベント参加者の個人情報の管理やチケット情報との連携といった作業も重要になり、チケット転売や他人へのなりすましリスクを回避する上で欠かせないものといえるでしょう。

イベント開催の情報に変更や更新があれば速やかに告知し、情報提供を滞らせないことも大切です。

受付業務にイベント管理プラットフォームを導入するメリットは？

イベントの案内や受付業務を、イベント管理プラットフォームの導入によって効率化可能です。ここではイベント管理プラットフォームを導入するメリットを紹介します。

受付業務や管理業務を効率化できる

イベント管理プラットフォームを導入することで、イベントサイトを通してイベント参加希望者からの予約を受け付けたり、申し込んできた参加希望者の個人情報を一元管理したりすることがスムーズになる点はメリットです。

特に規模の大きなイベントであれば参加者希望者からの予約を受け付けて、その情報を取りまとめるだけでも膨大な作業量になってしまうため、システム化によって効率的かつシステマティックな体制を構築しておくことが重要です。

24時間体制での予約受付やチケット販売が可能になる

オペレーターによる有人コールセンターでチケット予約や参加受付をカバーする場合、受付可能時間が制限されてしまうかも知れません。一方、イベント管理プラットフォームやAIチャット、自動音声対応システムなどを導入すれば、24時間体制でチケット予約や予約受付に対応できるようになり、さらに必要な情報を自動的にシステムが一元管理してくれます。

個人情報の管理を一元化してマーケティングにも活用できる

個人情報の一元管理によって集金作業や情報提供が効率化できる上、それぞれの属性に合わせたカテゴライズと分析をし、今後のイベント開催に向けた戦略構築に役立てられます。

イベント参加者の個人情報はマーケティング戦略を考える上で有用であり、正確な分析とデータ管理で活用のチャンスが拡大します。

イベント管理プラットフォームの導入で効率化を！

イベントの受付業務や案内業務は、イベントの開催を告知してから開催までではなく、イベント中も様々な業務が発生するもの。さらに正確な情報管理や業務の実行が必要になります。イベント管理プラットフォームを導入により、作業の効率化を実現することで、作業担当者の負担を軽減して他の業務へ注力できます。また、情報管理を一元化してセキュアな環境で運用でき、今後のイベントにも活かせられます。