イベント管理プラットフォームとは？

ここでは、機能や費用、メリットなど、イベント管理プラットフォームに関する基礎的な知識を一挙にまとめています。「イベント管理プラットフォームとは？」という疑問にひとつひとつ丁寧に答えているので、ぜひ参考にしてください。

機能

イベント管理プラットフォームは各システムによってそれぞれ搭載されている機能が異なりますが、一般的な機能としては、集客・ページ作成、案内・お知らせ、支払い・チケッティング、入退場管理、オンライン配信、分析、アフターフォロー、サポートなどが挙げられます。

こちらのページでは、これら、イベント管理プラットフォームに搭載されていることの多い一般的な各機能について、くわしく解説しています。

費用

イベント管理プラットフォームの費用について、くわしく解説しているページです。導入費用や月額費用（年額費用）の一般的な相場、料金体系の違い、機能やセキュリティについて知っておきたいポイント、お試し利用（無料体験）サービスなど、あらゆる角度から費用について説明しています。

繰り返し長く利用することもあるイベント管理プラットフォームなので、ぜひ費用についてはしっかりと知識を入れておきましょう。

メリット

イベント管理プラットフォームは、導入することによってさまざまなメリットが得られます。主なメリットとしては、「コストの削減が望める」「一元管理ができる」「当日の運営がスムーズになる」「アフターフォローが簡単に行える」といったものが挙げられます。

こちらのページでは、そんなイベント管理プラットフォームがもたらしてくれる主なメリットを一覧で挙げ、それぞれについてくわしく解説しています。

デメリット

イベント管理プラットフォームは上手に活用することで、イベント管理を合理化して、イベントの企画や運営、参加者の情報管理などの業務を効率化できるITツール。一方で導入に際して検討すべきデメリットもあります。ここではイベント管理プラットフォームの比較検討や導入価値の判断で重要になる、デメリットについて詳しく解説しています。メリットだけでなくデメリットも把握して自社のニーズとマッチングしていきましょう。

選び方

イベント管理プラットフォームを選ぶうえでぜひチェックしたい大事なポイントを一覧で紹介しているページです。「利用シーンを明確にする」「システム料金などの価格感を把握する」「操作性を重視する」「イベントの規模や目的に合ったものを選ぶ」という4つのポイントについて、それぞれくわしく解説しています。

より自社に合ったイベント管理プラットフォームを選ぶためにぜひチェックしてください。

クラウド型とオンプレミス型

イベント管理プラットフォームには、インターネット上のクラウドサーバにおいて管理・運用されているクラウド型と、サービスを導入した企業の社内に独自サーバを構築してプラットフォームを運用していくオンプレミス型の2種類があります。クラウド型とオンプレミス型にはそれぞれ特徴やメリット・デメリットがあり、自社にとってどちらのスタイルを導入すべきか、事前に比較検討しておくことが欠かせません。

導入時に活用できる補助金

国や自治体など行政が主体となって実施している助成金や補助金といった事業の中には、イベント管理プラットフォームのようなITツールの導入・運用などに利用できるものがあります。補助金は導入費用を軽減して、サービスのコストパフォーマンスを高めていく上で重要な手段であり、自社にとって活用できる補助金や制度があるか確認することが欠かせません。ここではイベント管理プラットフォーム導入に使える補助金を紹介します。

無料利用

イベント管理プラットフォームには無料で利用できる製品も用意されています。ただし、無料のイベント管理プラットフォームはコスト削減に有効である一方、機能が制限されていたり、利用できる期間に限りがあったりとデメリットがあることも。そのためイベント管理プラットフォームの無料利用を考える場合、そもそも対象となるイベント管理プラットフォームがどうして無料で利用できるのか理由や注意点を確認しましょう。

多言語化に対応

イベント管理プラットフォームを多言語化することにより、日本国内だけでなく海外の人にまでイベントの魅力をアピールして、国際的なイベントへと進化させることが可能となります。ただし、一口に「多言語化」といっても利用できる言語の種類や数によってアプローチできる人々やエリアにも違いや生まれるため、まずはどのような言語に対応しているのか確かめた上で、自分たちが想定するイベントとのマッチングを進めることが必要です。

他のイベント管理プラットフォームへの移行・乗り換え

現在使っているイベント管理プラットフォームに不満を抱いていたり、新しいシステムの方がランニングコストを削減できると考えられたりした場合、イベント管理プラットフォームの移行や乗り換えを検討することも事業戦略として有効です。

イベント管理プラットフォームの移行について検討すべきタイミングや、イベント管理プラットフォームの移行時に注意すべきポイントなどをまとめて解説しています。

来場者管理の効率化を目指すには

イベント実施にあたって、イベントの入場時にチケット購入や事前登録といった申込みが必要な場合、来場を希望する人からの申請受付や情報の管理、イベント当日の対応まで一連の業務をスムーズかつ正確に行わなければなりません。そのため、それらの来場者管理についてイベント管理プラットフォームや来場者管理システムを導入して業務効率化を目指すことは、業務負担を軽減と同時にリスクマネジメントの方法としても重要です。

チケット販売管理の効率化について

イベント参加にチケットが必要な場合、来場を希望する人へチケットの販売を行わなければなりません。しかしチケット販売管理業務は単にチケットを作成して売るだけでなく、販売したチケットの在庫や番号の把握、購入者と販売チケットの紐付けなど多角的な管理業務が必要になり、スタッフの手作業で全てをまかなうには負担が大きくなってしまいます。そこでチケット販売管理のシステム化を行い、業務の効率化を推進する取り組みが必要です。

イベントサイトの作成を効率化するために

イベントサイトはイベントのテーマを広くアピールするプロモーションツールとして有効なだけでなはありません。イベントの参加申込みを受け付けるプラットフォームとして利用したり、イベント情報を発信するための場所として活用したりと色々なメリットがあります。しかしイベントサイトの作成には手間やコストがかかることも事実であり、サイトの作成や運用を効率化することで、デメリットを抑えつつメリットを追求しやすくなります。

イベント案内と受付業務の効率化

イベントの情報について案内したり、参加申込みや予約を受け付けたりする業務は、正確性が求められます。タイミングによって膨大な作業量になるでしょう。そのため、イベント管理プラットフォームなどを導入して、案内業務や受付業務を効率化する取り組みが運営の手助けになります。

イベント案内と受付業務の効率化について、具体的なポイントや効率化によって得られるメリットなどを紹介していますので参考にしてください。

イベントマーケティングへの活用と効率化

セミナーや展示会、体験型イベントなどの「イベント」を開催し、そこに訪れてくれた参加者へ商品やサービスなどの魅力や情報を伝えていくビジネス戦略を「イベントマーケティング」と呼びます。イベントマーケティングは単なるDMや宣伝用サイトなどよりもダイレクトにユーザーへアプローチできる手法ですが、イベントを実際に主催して運用しなければならず、イベント管理プラットフォームなどで効率化していくことがポイントになります。

イベントのスケジュール管理

イベントを成功させる上で、スケジュール管理を徹底して、各タスクの進捗を管理しながらプロジェクト全体の進み具合を把握しておくことは不可欠です。しかしイベントのスケジュール管理では注意すべきポイントも多く、非効率的なスケジューリングによって逆にトラブルの発生リスクが増大してしまうかも知れません。ここではイベントのスケジュール管理に必要なポイントや、適正化を目指すための方法などをまとめて解説しています。

プラットフォームを活用してライブ配信イベントを管理する

ライブ配信イベントは、インターネットを活用して世界中の視聴者や参加者へリアルタイムで映像や情報などを「生放送」するオンラインイベントです。撮影済みの動画の公開や、イベント会場を実際に訪れている人だけが参加できるリアルイベントとは異なる性質・強みを持っています。

ライブ配信イベントと相性が良いとされるイベントの種類や理由や、ライブ配信イベントならではのメリットなどを解説していますので参考にしてください。

オンライン（Web）商談会へのツール活用

商談会は複数の企業の担当者が特定の会場へ集まり、互いに交流を深めながら販路拡大や顧客獲得を目指していくビジネスイベントです。インターネットを使ったリアルタイムのコミュニケーションが普及した現在、商談会の形態としてオンラインで開催されるオンライン（Web）商談会も増えています。

オンライン（Web）商談会の特性や、イベント管理プラットフォームを活用してオンライン（Web）商談会を開催するメリットをまとめました。

イベント管理プラットフォームの導入とセキュリティ

導入することでセミナーや商談会、カンファレンスなどのイベント受付・参加者情報の管理などの作業を効率化できるイベント管理プラットフォーム。一方で利用者の個人情報を収集するため、情報セキュリティに関して必要な対策を講じなければなりません。

イベント管理プラットフォームの導入によって生じる情報セキュリティのリスクや、具体的にどのような点に注意して対策していけば良いのかについて分かりやすく解説しました。

イベントの集金にイベント管理プラットフォームを活用する

開催するイベントによらず、参加料やチケット代を集める場合は集金作業が必要です。オンライン決済に対応したイベント管理プラットフォームを活用すれば、インターネット上だけでイベントの受付・支払いが完結できて、管理者・利用者の利便性を向上させることが期待できます。

集金作業を効率化させるために行うべきポイントやイベント管理プラットフォームを検討する際に見るべきポイントについてまとめました。

メタバースのイベント管理プラットフォーム

メタバースのイベント管理プラットフォームは、仮想空間でのイベント計画、運営、参加者管理を支援するツールです。主催者はイベントを設計し、チケット販売、リアルタイム監視、参加者コミュニケーション、ナビゲーションを管理できます。

データ分析を通じてイベントの改善点を特定し、将来の計画に活用可能です。メタバース内でのイベント運営を円滑かつ効果的に行うために不可欠なツールとなっています。ここでは事例も合わせてイベント管理プラットフォームについて解説します。

ハイブリッドイベントの管理

ハイブリッドイベントは、リアルとオンラインの両方の要素を組み合わせた新しい形式のイベントです。参加者は場所に制約されず、世界中からオンラインで参加でき、同時にリアル会場にいる参加者とも対話できます。

今後のイベント業界で重要な役割を果たすことが期待されているイベント形式です。ここではハイブリッドイベントとは具体的にどのようなものなのか、その概要やイベント管理プラットフォームの役割について解説します。

イベント管理プラットフォームの認証管理

イベント管理プラットフォームの認証管理は、セキュリティ強化、コスト効率、トラブル対応、ユーザー体験向上、規制遵守の観点から重要です。

適切な認証手法を選択し、コストを最適化し、トラブルに備え、ユーザー体験を考慮し、セキュリティ規制を順守することで、安全で円滑なイベント運営が実現できます。ここではイベント管理プラットフォームの認証管理の方法や注意点について解説するため、ぜひ参考にしてください。

イベント管理プラットフォームとSNSの連携

イベント管理プラットフォームとSNSを連携させる主な目的は、イベントの広告とプロモーションを効果的に行うことです。SNSを介して情報を共有し、友達やフォロワーと共有できるようにすることで、参加者数を増やすのに役立つでしょう。

ここではイベント管理プラットフォームとSNSを連携させるメリットや目的、SNSと連携できるイベント管理プラットフォームの事例について紹介しているため、ぜひ参考にしてください。

イベント管理プラットフォームとMA・CRMツールの連携

イベント管理プラットフォームとMA・CRMツールを連携させるメリットとして、イベントプロモーションをより効果的に行い、関心のある受講者や参加者をターゲットにできることが挙げられます。これにより、無駄な広告費用を削減できるでしょう。

ここでは、イベント管理プラットフォームとMA・CRMツールを連携させるメリットや目的、事例などについて解説しているため、ぜひ参考にしてみてください。

イベント管理プラットフォームによるデータ分析

イベント管理プラットフォームによるデータ分析の目的は、効果的なイベントプランニングや参加者エンゲージメント向上、収益の最大化などです。データ収集やデータ処理、データ分析ツールの利用などを通してデータ分析を行えます。またデータ分析を行う際は、データの品質や保管期間などに注意しなくてはいけません。

ここではイベント管理プラットフォームによるデータ分析の目的、方法、注意点について解説しているため、ぜひ参考にしてみてください。