文化祭

ここでは、イベント管理プラットフォームを「文化祭」で活用した事例をご紹介します。文化祭では、どのような活用方法があるのか、自社ではどのような展開ができるのか、参考になれば幸いです。

イベント管理プラットフォームを導入するメリット

受付業務の人員配置を削減可能に

文化祭のイベントでは、各ブースに受付がいます。スペースごとに体調管理や連絡先の記載を求めるケースが増えていますが、QRコードなどを先に登録することで、かざすだけで一括管理が可能に。各ブースをスムーズに行き渡ることができます。

各ブースの情報がマップを使って一目瞭然

文化祭のイベントの醍醐味は、各ブースのイベントを渡り歩くこと。時間内に自分の好きなイベントを回遊できるようにマップを導入すると効率的に楽しむことができます。イベント開催時の情報や、混雑情報・イベント内容などを表示できれば、混雑を回避しながら回れるでしょう。

文化祭向けのイベント管理プラットフォームを提供する会社

Eventos「Live!マップ機能」

Eventosには、「Live!マップ機能」があります。文化祭入場時に登録を行えば、各ブースのマップが表示されるので、迷わず目的のブースへ進むことが可能。各ブースの説明や開始時刻をマップ上に表示させておけば、どこに何のイベントがあるのか一目瞭然です。

参考元：Eventos公式サイト（https://eventos.tokyo/）

Event Cloud Mix「QRコードや招待制のチケット」

文化祭のイベントは、さまざまな来場者が予想されます。来場者の体調管理や連絡先などを一括管理できる申し込みフォームを活用し、各イベントに入場する際に QRコードで管理をすれば、来場者がどのブースに立ち寄ったか一括管理が可能になります。また、招待制のチケットを事前に配布することで来場者人数の把握を事前に行えます。

参考元：Event Cloud Mix公式サイト（https://eventcloudmix.com/cases/culture-sport/）

文化祭であった方が良い機能

ユーザー管理機能

文化祭での入場者の連絡先や体調管理、立ち寄ったイベント会場を把握することができるので、ユーザー管理機能がついていると効率よく管理できます。

イベントサイト作成機能

文化祭での各エリアのイベント情報や広告などを事前に流し、参加者を募ったり宣伝したりすることができる機能です。

申し込み受付機能

文化祭への申し込みが事前に完了していると、受付業務の負担が軽減し、スムーズにイベント会場に入ることができます。

メール配信管理機能

事前に興味のあるイベントをチェックし、開催時刻前にお知らせ配信メールが届くように設定していれば、別のエリアにいたとしても、忘れずに参加可能になります。

来場者受付機能

文化祭の来場者では、多数の人数が来ることが予想されます。そのため、受付業務の負担を軽減するために、イベント管理プラットフォームを活用すると、受付業務の効率化が測れます。

集客データ管理機能

来場者の集客データを一括管理が可能に。エリアごとの来場人数の把握も分析が簡単に行えます。

アンケート機能

登録アプリにアンケート機能をつけていることで、来場者から感想を気軽に回収することができます。来年度以降のイベントの改善に向けて参考になるので大変便利な機能となるでしょう。

まとめ

細かい事前準備にも工程数を削減可能に！

文化祭のイベントでは来場者が自由な時間に入場することが一般的なので、受付業務の負担が膨大となってしまう恐れがあります。イベント管理プラットフォームを利用して、業務の工程数を減らすことで負担を軽減することが可能となってきます。