オンライン

ここでは、イベント管理プラットフォームを「オンライン」で活用した事例を集めています。オンラインではどのように活用されるのか、便利な機能と併せて参考にしてください。

イベント管理プラットフォームを導入するメリット

案内やお知らせを一括管理！

オンラインの場合、参加予定者は多数の場合が多く手動でのお知らせ案内は、送信漏れを起こす可能性があります。イベント管理プラットフォームを使えば、開催前に特定の条件のユーザーを絞り込み、自動で一括送信を設定することができます。

オンライン配信でコミュニケーションがとれる機能付き

オンラインイベントでは、配信者による一方通行的な発信になりがちですが、イベント管理プラットフォームでは、チャット機能がついているので、質疑応答やライブ投票など、視聴者が楽しめる機能もついています。

オンラインの事例

オンラインでもリアルでも楽しめるイベントを開催

4年に1度の大規模イベントのため、お客様の満足度に応えたいと考えたA社。リアルでもオンラインでもイベントを楽しめるように「Live!マップ」を活用し、現在の位置と目的のブースを分かりやすく表示させました。結果、目的ブースまで回遊しやすくなり、効率よく回ることができるようになりました。

また、イベントの価値を高めるために、リアルの会場では、「eventosチケット」を活用します。専任サポートスタッフがイレギュラーの対応や受付の対応を行うため、受付時の混雑状況を予測し、的確な案内をすることができました。

参照元:eventos公式HP（https://eventos.tokyo/case/23690/）

チャット機能とブース機能を活用し資料配布などを効率化

リアルの会場とオンラインのハイブリッド形式でイベントを行ったB社。まず、入場時にオンライン登録を行うことで担当者とやりとりができるチャット機能を搭載しました。別のブースにいながらでも、オンラインチャットやMTGが可能となるので、気になったことなどを質問できる環境になり効率的な回遊に成功しました。

また、アンケートに答えた方が資料をダウンロードできる仕組みを導入。リスト作りの効率化と資料配布の手間を削減しています。

参照元:eventos公式HP（https://eventos.tokyo/case/1539/）

オンラインであった方が良い機能

ユーザー管理機能

ユーザーの情報を一括管理することができます。イベントにかかわる情報や興味がある分野なども一目瞭然で分かるので、ユーザーが求めている情報を的確に送信することが可能です。

イベントサイト作成機能

オンラインとリアルのイベント情報の開催をお知らせするページや、専用フォーム、ブースごとによるマップ情報などが作成できます。

申し込み受付機能

申し込み時には非常に混雑が予想されるでしょう。参加者が事前に自宅で申し込みできる機能があれば、スムーズに申し込み業務が完了できます。

メール配信管理機能

イベントに関する情報や、申し込み完了に関するメールなど自動配信管理ができる機能がついていると、非常に効率よく集客とリストが完成します。

来場者受付機能

来場者が多いと受付時に混雑が予想されます。来場前に予め登録し、QRコードを活用すれば、受付時にもたつかず、スムーズに入場できるでしょう。

集客データ管理機能

参加者のデータがそのまま集計できる機能がついていると、イベント後のデータ分析業務も軽減されます。

アンケート機能

アンケートを利用後、資料配布をデジタルで行える機能がついていると、手荷物も削減できますし、資源の削減・リスト取りなど効率よくできます。

まとめ

オンラインを併用しながら楽しめるイベントが実現

イベント管理プラットフォームは、オンラインとリアルの会場どちらに参加しても楽しめるイベントを作るために、受付時の混雑解消、アンケート機能の活用など効率化を行っています。今回ご紹介した事例を参考にして、自社で行えるオンラインイベントは何か考えながら実現していくと良いでしょう。