地域

ここでは、地域イベントにおいてイベント管理プラットフォームを導入した実際の事例を調べ、一覧にしています。地域イベントで活用する場合にあった方が良い機能もまとめているのでチェックしてください。

イベント管理プラットフォームを導入するメリット

情報管理がラクになることで準備の手間が軽減

開催規模が大きいことも多い地域イベントでは、その分準備も情報管理も煩雑になりがちです。情報の一元管理が叶うイベント管理プラットフォームを導入すれば、情報管理にかかる手間を削減でき、スタッフ間での情報共有もスムーズに。それに伴い、準備にかかる工数も減るでしょう。

当日の受付業務もスムーズにサポート

参加人数の多い地域イベントでは、開催当日の受付業務も手間がかかります。イベント管理プラットフォームには参加者の計測・集計を行えるものや、QRコードで簡単受付が行えるものがあり、受付業務の手間を軽減したい場合に役立ちます。

お得感の演出や効率的な集客も可能！

たとえばクーポン配布機能が付いたものなら、当日にクーポンを配布して来場者にお得感を与えたり、ブース近辺でクーポンを配布して任意のブースに誘導したりすることができます。

また、システムによってはアプリで地域情報を配信して効率的に集客を行ったり、リピート率をアップさせたりすることも可能です。

地域イベントの事例

スタンプラリーアプリで楽しいイベントを演出

ある大使館の事務所が主催する2週間にわたるイベントで、イベント管理プラットフォームが導入された事例です。50店舗もの飲食店が参加するイベントであったため、来場者が各参加店舗で特別メニューを注文する際に使えるスタンプラリーアプリを導入。ゲットしたスタンプはさまざまな景品と交換できるシステムが採用されました。

参照元:eventos公式HP（https://eventos.tokyo/case/1931/）

地域イベントであった方が良い機能

ユーザー管理機能

イベント情報だけでなくユーザー情報もまとめて管理できる機能があると、情報管理・共有がよりしやすくなるでしょう。

イベントサイト作成機能

地域イベントを広く告知したり参加者を募ったりできるイベントサイトを簡単に作れる機能があると便利です。

申し込み受付機能

地域イベントへの参加希望者が申し込みを行える受付機能が備わっていると、開催までの準備がラクになります。

メール配信管理機能

参加者への各種メールを自動で送信してくれる機能もぜひチェックしましょう。リマインドメールや、参加お礼メールなどが挙げられます。

来場者受付機能

多くの人が参加する地域イベントでは、当日の受付業務にも大変な手間がかかります。そのため、受付業務をサポートしてくれる機能があるイベント管理プラットフォームがおすすめです。

集客データ管理機能

地域イベント参加者のデータをグラフなどに自動集計してくれる機能が付いていると、開催後の集計業務を減らせます。

アンケート機能

地域イベントの開催前後にアンケートを実施するなら、アンケート機能も付いているイベント管理プラットフォームがおすすめです。

まとめ

大規模な地域イベントも準備～開催当日までスムーズに

地域イベントは規模が大きくなることも多いため、管理工数をグッと減らせるイベント管理プラットフォームは非常に役立ちます。システムによって利用できる機能が異なるため、それぞれの目的に合わせて最適なイベント管理プラットフォームを導入しましょう。