展示会

ここでは、イベント管理プラットフォームを「展示会」で活用した事例を集めています。展示会でイベント管理プラットフォームを活用する際にあった方が便利な機能なども紹介しているので、併せて参考にしてください。

イベント管理プラットフォームを導入するメリット

管理にかかる手間を大幅にカットできる

展示会は、その開催規模が大きくなるほど、来場者数が増えて情報管理にも手間がかかるようになります。そこで便利なのがイベント管理プラットフォームです。展示会に関わる情報を一元管理でき、スタッフ間での情報共有も効率化。主催者側の管理工数を大幅に削減してくれます。

受付業務やアフター業務の負担軽減

イベント管理プラットフォームを使えば、展示会当日の受付業務も軽減できます。なかには来場者の計測や集計をリアルタイムで行えるものや、QRコードで受付確認ができるものも。受付業務にかける人員を減らすことが可能です。

さらに、開催後のお礼メールやアンケートを自動送信できる機能があるものも多く、アフターフォローも楽になります。

展示会の事例

ユーザーフレンドリーと主催者業務軽減を実現

包装機械・資材を紹介するイベントを開催しているA社。前回までの開催で、「ユーザーフレンドリーができていない」「膨大な主催者業務を軽減したい」という課題を抱えていました。そこで今回の開催ではイベント管理プラットフォームを導入。展示会公式サイトや出展者登録WEBページの作成、ライブ配信などで活用し、オンライン参加者から見ても統一感のある体験を提供することに成功。また、システムのサポートメンバーに事務局対応も依頼したことで、主催者業務も軽減しました。

参照元:eventos公式HP（https://eventos.tokyo/case/1650/）

スムーズなオンライン展示会の開催に成功！

オンライン展示会のなかで、イベント管理プラットフォームを活用したB社。来場者へのアンケート機能などを利用し、スムーズな運営を実現しました。参加者からも画面操作に関する問い合わせなどはほとんどなく、窓口負担の軽減にもつながりました。

参照元:eventbase公式HP（https://web-eventbase.com/case_study/pol/）

展示会であった方が良い機能

ユーザー管理機能

ユーザーを管理するための情報を、システム内で集約することができます。スマートに一元管理でき、情報共有の効率化も図れます。

イベントサイト作成機能

展示会開催をお知らせするための専用ページや、専用受付フォームなどを簡単に作成できる機能も便利です。

申し込み受付機能

展示会への来場申し込みを受け付ける機能も付いていた方が良いでしょう。自動で申し込み受付を完了させることができ、業務の手間が省けます。

メール配信管理機能

申し込み受付完了メールやリマインドメールなど、来場予定者に送信するメールを自動管理できる機能も非常に便利です。

来場者受付機能

展示会の開催当日の、来場者受付業務を行える機能も重要です。当日の運営が、よりスムーズになります。

集客データ管理機能

展示会来場者の集計データをグラフなどに自動反映できる機能もおすすめです。アフター業務を軽減できます。

アンケート機能

事前アンケートや開催終了後アンケートなどを作成、収集できる機能も注目の機能です。次回の開催にも役立てることもできます。

まとめ

準備段階からアフターフォローまで一元管理

イベント管理プラットフォームは、展示会の開催においても準備段階から開催当日、開催後のフォロー業務まであらゆる面で活躍します。今回ご紹介した事例も参考に、ぜひイベント管理プラットフォームでスムーズかつ意義のある展示会を実現しましょう！