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ここでは、企業イベントにおいてイベント管理プラットフォームを活用した事例を、いくつかピックアップして紹介しています。企業イベントのケースであると便利な機能も一覧でまとめました。

イベント管理プラットフォームを導入するメリット

イベントの運営・管理業務を軽減できる

企業イベントにもさまざまなものがありますが、規模が大きくなればその分参加者も増え、情報を管理するのも大変になります。

イベント管理プラットフォームを活用すれば、情報を一元的に管理することが可能になり、情報共有もスムーズに。管理工数を大幅に軽減させることができます。

当日の受付業務やアフターフォローも楽に

企業イベント当日の受付業務を楽にできるのもイベント管理プラットフォームの魅力です。来場者の計測や集計を自動で行えるものや、QRコードによる受付確認ができるものなどもあります。

また、参加者へのお礼メッセージやアンケートなどを自動送信できる機能もあり、開催後のフォロー業務も軽減できます。

企業のイベント管理プラットフォーム導入事例

多彩な機能で有意義なオンラインイベントを実現

DX先進企業が集まるイベントにてイベント管理プラットフォームを活用したA社。htmlタグウィジェット機能を使ってオリジナルオンラインイベントページを作成したほか、Live！配信機能を使って基調講演やウェビナーも実施。そのたさまざまな機能を利用し、効率的で有意義なオンラインイベントを実現しました。

参照元:eventos公式HP（https://eventos.tokyo/case/1294/）

来場者数が300％アップ！世界観もしっかり表現

これまでライセンシー向けの事業説明などを定期的に開催してきたB社。今回はイベント管理プラットフォームを導入したうえで、完全なオンライン開催を行いました。結果、わかりやすい導線設計が実現したことで、来場者数は以前より300％増加。イベントの世界観もしっかりと表現できました。

参照元:eventbase公式HP（https://web-eventbase.com/case_study/わかりやすい導線設計で、以前より来場者数は300/）

企業イベントであった方が良い機能

ユーザー管理機能

ユーザーデータを、管理プラットフォーム内で集約して一元管理することができます。情報共有も効率化！

イベントサイト作成機能

企業イベントの専用サイトや自動受付フォームなどを簡単に作成できる機能があると、集客や宣伝に役立ちます。

申し込み受付機能

企業イベントへの参加申し込みを受け付ける機能があるシステムも便利です。申し込み受付にかかわる業務を軽減できます。

メール配信管理機能

お知らせメールやリマインドメールなど参加者に送信するメールを管理できる機能もあると、便利です。

来場者受付機能

企業イベント当日の受付業務は手間がかかるものなので、これをサポートしてくれる機能があると当日の運営がスムーズです。

集客データ管理機能

当日の参加者の集計データをグラフなどに反映させられる機能もおすすめです。開催後の集計業務が非常に楽になります。

アンケート機能

参加者へのアンケートを簡単に作成・収集できる機能も便利です。アンケート結果は次回の開催にも役立てられます。

導入に関するまとめ

一元管理することで企業イベントの管理工数を大幅に削減します

今回ご紹介した事例以外でも、さまざまな企業イベントにおいて、イベント管理プラットフォームは活用されています。導入するのとしないのとでは、イベントの準備・運営にかかる工数が大きく違ってくるので、ぜひ検討してみましょう。

企業イベントで注意すべき課題と対策

企業イベントとは一般的に企業が主催者となって実施するイベントを指します。単にスポンサーとして協力するのでなく、企業が主体となってイベントの運営を執り行うことがポイントです。

ここでは企業イベントを開催するに当たって課題になる点や、それを解決するための対策をまとめました。

まずは何から用意すべき？

企業イベントにかかわらず、どのようなイベントでも最初に考えなければならない内容があります。

イベント実施でまず考えるべきは、目的、規模、開催時期、予算、そして開催場所などです。イベントの目的が決まっていなければ内容を考えることができませんし、開催場所や規模が定まらなければ予算検討もできません。開催時期によって調整すべきスケジュールも変わります。

まずはイベント開催に向けて欠かせない要素をリストアップしてみましょう。

イベントの予算を考えるポイントは？

イベントの予算を考える上で、重要になるポイントはイベントの目的と規模です。イベントの目的に応じて内容が決まり、開催場所によって実施可能なイベントの規模も変わる上、実施場所によって必要な費用まで異なります。

当然ながらイベントの内容が大きく派手になれば予算も高くなりますが、同じ内容と規模でも開催場所によってルールや費用が変わるため、予算の比較検討をするためにもまずイベントの趣旨や目的、規模などを総合的に検討しましょう。

イベントの準備はいつから始める？

イベントの準備を始める時期は、イベントを実施する規模や場所によって変わってきます。例えば大きな施設や人気のスポットでリアルイベントを開催する場合、開催時期の1年前には施設の利用予約が埋まっていることもあります。

また、小規模のイベントであっても準備や打合せ等を考えれば数ヶ月前から準備を進めておくことが欠かせません。

なお、イベント施設によっては申込みから一定期間内に利用料を前納しなければならない場合もあり、施設の検討も含めれば1年前よりもっと早く始めるべき場合もあります。

感染症対策で注意すべき点は？

感染症対策として最初に実施すべき内容は、国や自治体など行政から指定されている感染症対策です。マスクの着用や受付での健康チェック、万一の場合に備えて来場者への連絡先を把握といった対策を行っておくことは欠かせません。

また、イベントの規模や内容によってルールが変わる上、イベント施設によって独自のルールを設けていることもあり、あらかじめどのような対策が必要かしっかりと施設担当者と打合せを行ってください。

オンラインのイベント開催は難しい？

会場へ参加者を招いて実施するリアルイベントだけでなく、参加者にはオンラインでイベントを観覧してもらうオンラインイベントも簡単に開催できるようになりました。

オンラインイベントはビデオ会議ツールやオンライン会議ツールを活用したり、動画配信サイトのライブ配信機能を活用したりと複数の方法が存在します。

ただし、オンラインイベントではインターネットの通信環境の安定性が重要になる上、参加者の規模が大きくなるにつれて管理フローも変わってしまうため、ノウハウのない企業がいきなり自社で主催することにはリスクがあるでしょう。

イベントがマンネリ化してしまったら？

自社だけでイベントを企画すると、徐々に同じような内容が続いてイベントがマンネリ化してしまうことも少なくありません。

そのような場合、参加者から広くアンケートをとってイベントのニーズやトレンドをチェックしたり、イベント会社などのプロへ相談したりすることも有効です。

企業イベントを成功へ導くポイント

企業イベントと一口に言っても、一般の消費者など社外の人々に向けたイベントか、自社の従業員などを顧客対象とした社内向けのイベントかによって、それぞれ注意すべきポイントが変わります。

ここでは一般向けイベントと社内イベントについて各ポイントを解説しました。

1．イベントの目的を明確化する

どんなイベントであっても、開催する目的やイベント趣旨を最初に明確化しなければ内容や予算を考えることができません。

どのような参加者へ向けたイベントなのか、どういう目的や何を目指してイベントを開催するのかなど、イベントの目的をしっかりと考えた上でコンセプトやテーマを決めることが必要です。

『一般向けイベント』の場合

イベント参加者として社外の顧客や一般の消費者などを対象とした「一般向けイベント」の場合、イベント開催の目的には企業のブランディングやイメージアップ、また特定の商品やサービスについてのプロモーションといった目的などが考えられます。

例えば企業の宣伝やブランディングを目的とする場合、自社の魅力や強みを前提として参加者を楽しませられるようなイベントを考えなければなりません。特定の商品や企画に関するイベントであれば、さらにテーマを絞った内容で魅力を伝えられるよう考えることが大切です。

その他、株主総会なども立派な社外向けイベントです。

『社内イベント』の場合

企業イベントには社外向けのイベントだけでなく、自社の従業員を対象としたイベントも少なくありません。入社式や表彰式、社内運動会など従業員のコミュニケーションを強化したり、帰属意識を高めてモチベーションアップへつなげたりと、社内イベントにも様々な目的や内容が考えられます。

参加者が自社の従業員だからといって甘く考えず、きちんとイベントの目的を明確化してプランニングすることが重要です。

2．イベントの企画に必要な各種情報を調べて整理する

イベントを企画する上で必要な情報は少なくありません。目的を明確化して、それに沿ったプランニングを進めるためにも、開催場所の情報や施設の利用料金、開催時期、開催地ごとに定められているルールなどを調べて整理することが不可欠です。

また、調べた情報をリストアップして、漏れがないよう1つずつ対策していくこともイベント開催に向けた準備といえます。

3．イベントの進捗について報連相を徹底する

イベントの進捗やスケジュール管理について、担当者間でしっかりと報連相を行うことが欠かせません。

例えば利用したい施設の予約を行おうとした際、もしも予約が行えなければ速やかに別の施設を検討したり予約したりしなければなりません。また、施設変更によって実施可能なイベントの内容や条件、費用も異なります。

各担当者の報連相がきちんと行えていなければ、思いがけないところで情報の食い違いが生じてしまい、最悪の場合はイベントの実施そのものが不可能になってしまうかも知れません。

4．イベント内容にフィードバックを反映する

イベントの目的や内容を考える上で、前回のイベント参加者や顧客などからの意見やニーズをプランに反映させるフィードバックも重要です。

イベントは主催者の自己満足で行うものでなく、あくまでも実施目的に沿って参加者のために開催されるものです。

また初開催のイベントの場合でも、参加者からの意見を集めて次回にフィードバックできる方法を考えておきましょう。

5．イベントの趣旨に沿ったコンテンツの企画する

イベントの内容を考える場合、開催趣旨に沿ったコンテンツを企画することが大切です。

単に派手で大規模なイベントを開催するのでなく、イベントのテーマに沿った企画をプランニングしてこそ、費用対効果を追求して参加者の満足度を向上させられると理解しておいてください。

企業イベントの種類

一般的に企業イベントとして考えられる内容について解説します。

一般向けイベントの事例

一般向けイベントでは、新作商品や新規事業の発表会といった業界関係者を対象としたものや、株主総会など株主や出資者を対象としたもの、または一般の消費者や顧客を対象としたエンターテインメント性のあるものなど様々なものが考えられます。

PRイベント（新商品発表会/記者発表会）

特定の商品やサービスのプロモーションとして一般向けイベントを主催する場合、どのようなコンセプトでイベントを実施するかだけでなく、誰を参加者として招くかも重要です。

マスコミや業界関係者だけを招いて開催する場合があれば、一般の消費者まで参加者の範囲を広げてエンターテインメント性を高めたものもあるでしょう。

株主総会

株主総会は株主を対象としたイベントであり、企業としての価値や魅力を正しくアピールすべき重要な事業の一環でもあります。

株主総会には株主を楽しませられるようにエンターテインメント性を内包したものもありますが、あくまでも企業としての情報や事業体制を出資者へアピールし、株主からの信頼を高めることが実施目的です。

授賞式

例えば出版社や映像会社などが主催した文学賞や映画賞において、優れた功績を収めた受賞者を招いて行う授賞式も社外向けのイベントの1つです。

授賞式は、どのような目的やテーマの賞によって実施するかによっても参加者や内容が変わるため、まずはイベントの詳細についてしっかりと情報を整理した上でプランニングを行いましょう。

カンファレンス

カンファレンスとは、一般的に大規模で実施される会議や協議会といったものを指します。言い換えれば大人数が同時に参加するミーティングであるとも考えられるでしょう。

例えば求職者向けの企業説明会といったものから、新製品や主力商品の使用法を解説するもの、事業参加者や業界関係者に向けて情報を提供するものなど実施内容は様々です。また近年はより広範囲の参加者を対象としてオンラインイベントによるカンファレンスも増えています。

社内向けイベントの事例

社内向けイベントでは従業員が参加者や対象者となります。

キックオフミーティング・社員総会

全社員を対象とした社員総会や、新規事業を始めるに当たって全体的な説明や情報共有を行うためのキックオフミーティング、組合員が集合する従業員組合の総会などは、社内向けイベントとして代表的なものです。

また、特にグローバル企業や同業他社などと連携してプロジェクトを実施する場合、リアルイベントとオンラインイベントを組み合わせて多拠点による同時開催といったケースもあり得ます。

周年イベント

企業としての歴史を再確認し、従業員のモチベーションや帰属意識の向上へつなげられる周年イベントは、ある種のお祭りのような社内向けイベントであり企業としての連帯感を強める重要な節目の象徴でもあります。

納会

納会とは、一年の終わりや、特定の期間の最後に締めくくりとして開催するイベントです。当限納会や年末納会、大納会など開催時期や目的によって呼び名が変わることもポイントです。

納会の目的は事業の参加者をねぎらうことが一般的であり、反省会とは分けて考えるようにしてください。

表彰式

従業員のモチベーションを維持するためには、成果に対してきちんと評価することが欠かせません。

成果の評価に関しては昇給や賞与といった方法もありますが、特に優れた従業員や頑張りが認められる従業員については、その功績を表彰して形に残すことで、本人だけでなく他の従業員に対しても意欲向上を促すことができます。

社内運動会

社内運動会はレクリエーションとして考えられる社内向けイベントの1つです。

部署間や支店間、チーム間で色々な競技へ参加して競い合うことで、従業員のコミュニケーションを深めつつ相互連携の強化が期待できます。また、優勝者や好成績を収めたチームに対して表彰したり賞品を与えたりと、アミューズメント性を併せ持った表彰式の一環としても位置づけられるでしょう。

ただし社内運動会はあくまでも従業員の結束力を高めて、企業としての基盤を強化することが目的です。そのため、いたずらにライバル心や競争心をあおって従業員の関係や部署間の関係を悪化させないように配慮することも必要です。

企業イベントは準備の効率化が成功・継続のカギ！

企業イベントは成功すれば、プロモーションやブランディング、従業員のコミュニケーション強化などにおいて数多くのメリットを得られるプロジェクトといえます。しかし、規模が大きくなるほどプランニングに必要な情報や手間が複雑化していき、予算と内容をすり合わせる予実管理も難しくなります。また日常的な業務も並行する場合、イベント管理にばかり集中して生産性が悪化しては本末転倒です。そのため、単にイベントを成功させるだけでなく、コストパフォーマンスも高めようとすれば全体的な効率化が不可欠です。

企業イベントのプランニングを効率化してイベント成功を目指すためにも、専門会社へ相談したり、イベント管理プラットフォームなどの専門ツールを導入したりして、仕事の負担を軽減しながら効果的なマネジメントを行っていきましょう。