学会・カンファレンス

イベント管理プラットフォームを学会やカンファレンスなどで活用することも多くなっています。このページでは学会やカンファレンスで活用した事例を紹介し、さらに便利な機能なども解説しているので参考にしてください。

イベント管理プラットフォームを導入するメリット

スムーズな運営が行いやすい

学会やカンファレンスを行う際、参加者や欠席者の確認が必要不可欠でしょう。イベント管理のプラットフォームを活用すれば、バーコードやQRコードが搭載された来場票をはじめ、アプリなどを活用して簡単に受付が行えます。基本的には個人情報を受付時に確認する必要はないため、学会やカンファレンスの運営がスムーズに行いやすいでしょう。

学会・カンファレンス後のフォローがしやすい

学会やカンファレンスに参加した方に対し、イベント後に連絡を取りたいというケースもあるでしょう。イベント管理のプラットドームであれば参加してくれたことへのお礼、次回のイベントの案内、質問への回答なども対応可能です。もし分析機能が搭載したシステムを活用すれば、分析もしやすくなり次回のイベントに活用できるでしょう。

開催費用の削減

学会やカンファレンスの場合、規模が大きくなればなるほどスタッフの数も増えてしまいがちです。また遠方から参加する方も多いので、参加者の交通費も高くなってしまうでしょう。イベント管理プラットフォームを活用すれば来場者管理が楽になり、スタッフ間の情報共有のコストも抑えられます。その結果、イベントを開催する費用の削減も期待できるでしょう。

学会・カンファレンスの事例

日本語と英語の切り替えによって海外からの参加もしやすい

「日本動物実験代替法学会 第33回大会」にて利用した事例です。非常に使いやすく、分かりやすいシステムだったため運用開始するまでに時間もほとんどかかりませんでした。また学会の特性上、海外からの参加者も多く、日本語・英語の切り替えもスムーズで非常に便利なシステムと言えます。参加者のリストも自動的に作成できるため、会社の業務を行いながら学会の業務をこなすことができたそうです。

参照元:株式会社Urbs公式HP（https://payvent.net/case/650/）

オンラインイベントで集客アップにつながった事例

「The Support Tech Company」をコンセプトにし、AIチャットポッドなどを開発・提供しているモビルスが初のオンラインイベントを開催した事例です。Zoomの創業者などを呼び大規模で行われるイベントなので、参加者が増えたときにスムーズな配信が可能かどうかの不安を抱えていました。また柔軟な対応がしたいとも考えており、使いやすいプラットフォームを検討していたそうです。実際にオンラインのイベントを開催したところ、前回比の265％の集客に実現することに成功しました。

参照元: bravesoft株式会社公式HP（https://eventos.tokyo/case/1262/）

学会・カンファレンスであった方が良い機能

ユーザー管理機能

イベント管理のプラットフォームの中にユーザーの情報を管理するための機能です。一元管理できるので、情報共有などの効率アップにもつながるでしょう。

イベントサイト作成機能

学会やカンファレンスの開催情報を知らせるための専用のページを作成する機能です。また受付フォームなども作成できる機能も搭載されていれば、非常に便利でしょう。

申し込み受付機能

学会やカンファレンスを開催する場合、多くの方が参加するケースも多く、申し込みなどを管理するのは非常に大変な業務となるでしょう。そのため申し込み受付機能も搭載されていた方が、申し込み受付を自動で完了できるため業務負担が大幅に減らせます。

メール配信管理機能

申し込み受付が完了したメールやリマインドメールなどを申込者に自動で送信することができる機能です。この機能があることで、業務負担軽減につながります。

来場者受付機能

学会やカンファレンスの開催当日は、非常に忙しくなるでしょう。来場者受付機能があれば当日の運営もスムーズになり、当日の業務が非常に楽になります。

まとめ

学会やカンファレンスが開催しやすくなる

イベント管理のプラットフォームを活用すれば参加者の管理もしやすくなり、開催するための業務負担も大幅に減らせるでしょう。また参加者にとってもオンラインで開催されれば、遠方や忙しい方も参加しやすくなるといったメリットもあります。今回の事例などを参考に、イベント管理のプラットフォームの活用も検討してください。