成人式

こちらでは成人式開催において、イベント管理プラットフォームを導入するメリットや実際の事例などを紹介します。成人式の開催にあたり、あれば便利な機能もまとめているので参考にしてください。

イベント管理プラットフォームを導入するメリット

成人式開催のための情報管理を一元化

成人式参加対象者が膨大な数になる自治体は、参加の出欠や連絡、情報管理に大変な手間がかかります。そんな時に便利なのがイベント管理プラットフォームです。成人式に関わる情報を一元管理できるため、開催に関わるスタッフは誰でも情報が共有でき、必要な場所に必要な人材と人数を配置するなど効率化が図れます。主催する自治体の管理工数を削減してくれるでしょう。

受付業務を簡易化

イベント管理プラットフォームを利用すれば、受付をスムーズに完了させることが可能です。最近ではQRコードで受付確認できるタイプも多く、参加者がコードをリーダーにあてるだけで受付が完了。受付業務にかける人数を減らせ、その後の集計なども簡単に行えます。

成人式の事例

イベント管理プラットフォームで支援した成人式の事例を幾つか挙げ、どのようなことをサポートしたのか紹介していきます。

事前登録制とQRコードによる管理でスピーディに受付完了

自治体Aでは、イベント管理プラットフォームと相談して成人式への参加を事前登録制にしました。運営側から参加対象者へ「出欠確認フォーム」を送り、対象者はスマホで参加or不参加希望や必要情報を入力。来場者への連絡はメール、またはSMSを利用して成人式当日の日時や注意事項などを送ります。

成人式当日は「QRコード」で受付する体制を取りました。これにより非接触型の受付となりコロナ感染拡大が懸念されている時期でも衛生的に入場できました。この方法は受付をスピーディに完了できるうえ、不審人物をシャットアウトすることもできます。

参照元:イーベ公式HP（https://news.event-form.jp/2022/01/2022-01-10/）

バーチャル成人式

新型コロナウイルスの感染症拡大の影響で、成人式中止を発表した自治体Bの参加者対象に開催されたバーチャルの成人式。これは成人式に参加予定であった大学生とＶＲ事業を展開するクリエーターコミュニティが協力して実現しました。このバーチャル成人式には約800人ものアクセスがあり、仮想空間のコンサートや花火大会、チャットによる交流などで祝福され話題になりました。

参照元: eventbundle公式HP（https://eventbundle.com/blog/280）

成人式であった方が良い機能

成人式参加対象者の管理機能

自治体からその年に成人をむかえる予定の成人式参加対象者のデータを、管理プラットフォーム内で集約。まとめて管理することで、情報の管理と共有、成人式の参加の有無などのイベントの流れを効率化します。

成人式のオリジナルサイトを作成

イベント管理プラットフォームが、自治体の希望や要望に合わせて成人式のオリジナルWebサイトを作成するサービスです。このサイトを閲覧することで、成人式参加予定者に正確な情報を伝えることが可能。またこのサイト内に参加希望の受付フォームなどを入れ込むこともできます。

申し込み受付機能

成人式に参加するか否かの受付け機能があれば、自治体職員の業務の手間が省けます。イベント管理プラットフォーム内の管理機能やWebサイトで申し込み受付を実施できます。

メール配信管理機能

成人式参加申し込みをしてくれた方への申し込み受付完了メールや、成人式開催日時・会場・受付QRコード・注意事項などのリマインドメールなどを一斉送信するメール自動管理機能は非常に便利です。

成人式参加受付機能

成人式開催当日の受付をスムーズに行うよう、QRコードなどで受付する機能です。参加申し込みに事前に送っていれば、スマホや紙に印刷したQRコードでチェックインするだけ。受付周辺の混雑を防ぐことができます。

参加者データ管理機能

QRコードなどで自動集計する機能があると便利です。例えば成人式の参加者数、申込者数と実際の来客数の差、何時に受付を済ませたのか、といったデータを視覚化でき、開催後の集計業務負担を減らせます。

アンケート機能

成人式についてのアンケートを実施する予定であれば、アンケート機能が付いているイベント管理プラットフォームを選びましょう。来場者の意見を次回の成人式に活かせるかもしれません。

まとめ

イベント管理プラットフォームのサポート内容はカスタマイズ可能！

イベント管理プラットフォームは、成人式の準備段階から開催当日までの業務を主に支援し、自治体の負担を大きく軽減してくれます。サポートする内容は、自治体の要望に適した機能へとカスタマイズしているプラットフォームもあります。今回紹介した事例を参考に、イベント管理プラットフォームに問い合わせてください。