アワード・表彰式

こちらのページでは、イベント管理プラットフォームを導入してアワードや表彰式の開催に活用した事例を紹介していきます。イベント管理プラットフォームを利用した便利な機能もまとめているので、参考にしてください。

イベント管理プラットフォームを導入するメリット

情報管理・共有が一元化され準備が楽になる

アワードや表彰式の開催にイベント管理プラットフォームを導入すれば、参加者や招待客の一元管理が容易になります。開催側のスタッフ間での情報共有もシンプルになり、参加者・招待客にアプローチする工程や情報管理業務を軽減することができます。

受付業務がシンプル・スピーディーに

参加人数の多いイベントの場合、当日混乱しやすいのが受付業務です。アワード・表彰式のイベントでは事前に参加者を把握できるケースが多いため、事前にQRコードを配布しておけば受付を迅速に行うことが可能です。

またQRコードであればアプリやリーダーでのセルフ受付となるため、受付スタッフの配置を最小限に抑えることもできるでしょう。

アワード・表彰式の事例

お連れ様機能をブラッシュアップ！

女性であれば参考にした方も多いコスメ系口コミサイトの授賞式にて、イベント管理プラットフォームが活用されました。主催者サイドの要望により、参加申込者へQRコードを発行して受付。さらに参加者のお連れ様情報も管理したいとのことで、イベント管理プラットフォームの機能をブラッシュアップさせました。これらの機能を活用した開催当日は、参加者自身が受付を済ませるセルフシステム。ペーパーレスの受付で混雑を回避することができ、主催者の業務が軽減しました。

参照元:イーベ公式HP（https://news.event-form.jp/2019/12/cosme-beauty-awards2019/）

オンラインでのアワードでリアルタイムの声を集計

紙・Web・動画による社内報を取り扱う企業から応募された社内報を表彰する祭典事例です。コロナ感染懸念の影響でオンラインへのイベントに切り替わった際に、リアルタイムで投票結果などが表示されるWebアンケートシステムを導入。イベント前に企業へ具体的な質問をするアンケートにも利用し、リアルタイムの声を集計することにも役立てました。

参照元: Live!アンケート公式HP（https://blog.liveqa.jp/archives/168）

アワード・表彰式であった方が良い機能

ユーザー管理機能

アワード・表彰式に参加する企業やユーザー情報が管理できるイベント管理プラットフォームであれば、情報管理や共有がさらにスムーズになり業務の効率が向上します。

イベントサイト作成機能

アワード・表彰式に関する公式サイト、ページを作成する機能のこと。専用ページがあれば、参加者だけでなく多くに人に閲覧してもらうチャンスとなります。

申し込み受付機能

アワード・表彰式の参加申し込み可能な機能を持つイベント管理プラットフォームであれば、出欠者管理やその後の案内、受付までの管理も容易になります。

メール配信管理機能

メール配信管理機能では、参加受付の返事や当日案内、リマインドメール、参加お礼メールといった各種メールを必要に応じて自動送信できるので大変便利です。

参加者受付機能

開催するアワードや表彰式によっては膨大な参加者になる場合もあるでしょう。そんなときに受付業務を円滑化できる機能があるほうが良いでしょう。

集客データ管理機能

アワードや表彰式の参加者データを自動集計できる機能があれば集計業務を軽減できます。

アンケート機能

アワードや表彰式の参加者へのアンケート実施を検討しているならば、アンケート機能が搭載されたイベント管理プラットフォームがおすすめです。質問や意見等のアンケートを一斉送信し、返信集計も容易になります。

まとめ

準備段階からアフターフォローまでの業務工程を削減

アワード・表彰式の規模によっては、招待客や参加者の管理を一元化できるイベント管理プラットフォームが大変役立ちます。開催前の準備段階で情報を管理できれば、開催に向けての準備工程業務を大幅に削減することができるでしょう。また開催当日の受付や開催後の集計、次回開催への参考資料となるアンケート送付・集計なども楽になります。

開催するアワード・表彰式の規模と内容に応じて、必要な機能が搭載したイベント管理プラットフォームを選んでください。